Admicom Trackinno – Työtilaukset

Työtilaus on Trackinnon kunnossapito-tuotteen kokonaisuus, johon työnjohto niputtaa useita huoltoja, vika-ilmoituksia tai muita toimenpiteitä samaan laskutuserään. Työtilauksen avulla pidät laskutusta varten kerralla järjestyksessä kaikki samaan työkeikkaan tai projektiin kuuluvat työt, ja saat ne yhdellä klikkauksella siirtymään Admicom Ultiman laskutukseen.

Työnkulku tiivistettynä: Työnjohto luo työtilauksen Trackinnossa → niputtaa toimenpiteet siihen → aikatauluttaa työt asentajille → asentajat suorittavat ja kirjaavat varaosat ja työtunnit → työnjohto synkronoi varaosasuoritteet ja huoltoraportin Ultiman laskutukseen.

Roolit

• Työnjohto / pääkäyttäjä — luo työtilaukset, niputtaa toimenpiteet, aikatauluttaa kenttätyöntekijöille, seuraa edistymistä, synkronoi Ultimaan ja viimeistelee laskutuksen.
• Asentaja / kenttätyöntekijä — suorittaa toimenpiteet, kirjaa varaosat ja työtunnit. Työtilaus näkyy taustalla, mutta asentajan pääasiallinen työkalu on toimenpidelista mobiilissa.
• Asiakkaan loppukäyttäjä (esim. kiinteistön omistaja) — saattaa olla annettu rajoitettu pääsy Trackinnoon nähdä omiin laitteisiin liittyvä huoltohistoria. Asiakkaalle työtilaukset eivät tyypillisesti näy — vain valmistuneet toimenpiteet ja niiden huoltoraportit.

Mihin työtilauksia käytetään?

Työtilaus on hyödyllinen erityisesti silloin kun:

• Sama asiakaskäynti tai keikka sisältää useita huoltotoimenpiteitä eri laitteille, ja kaikki halutaan laskuttaa yhdellä laskulla.
• Projektityyppinen toimeksianto kestää useita päiviä tai viikkoja, ja kenttätyöntekijöiden kirjaukset (työtunnit, varaosat) halutaan koota yhteen laskutuserään.
• Työtilauksen tiedot halutaan synkronoida automaattisesti Ultiman laskutukseen ilman manuaalista kirjaamista.

Esimerkki: Asiakas tilaa kiinteistöönsä neljä huoltoa: ilmastoinnin vuosihuollon, lämmitysjärjestelmän tarkastuksen, vesikalusteiden vaihdon ja kattokaivojen tarkistuksen. Työnjohto luo työtilauksen «ABC-kiinteistö Oy huhtikuun huollot» ja niputtaa kaikki neljä toimenpidettä sen alle. Asentajat suorittavat huollot eri päivinä, kirjaten työtunnit ja varaosat. Lopuksi työnjohto synkronoi koko työtilauksen Ultimaan, ja kaikki neljä työtä menevät yhden laskun pohjaksi.

Yksittäiset huollot ja vika-ilmoitukset eivät vaadi työtilausta — ne voi kirjata suoraan toimenpiteiksi. Työtilaus on tarkoitettu nimenomaan kokoavan laskutuksen työkaluksi.

Varmista ennen käyttöä

• Työtilaukset ovat käytössä vain kunnossapito-tuotteen tileillä — kalustonhallinta-tilipohjalla työtilauksia ei ole.
• Sinulla on työtilausten luonti- ja muokkausoikeudet Trackinnossa (työnjohdolle ja pääkäyttäjärooleille tyypillisesti annettu).
• Jos käytät Ultima-integraatiota, Ultima-synkronointi on otettu käyttöön tililläsi (Admicomin tukipalvelu konfiguroi). Ks. Ultima integraation esittely.
• Huollettavat laitteet on kytketty oikeisiin sijaintipaikkoihin (kohteisiin) Trackinnossa — työtilaus liittää toimenpiteet sekä asiakkaaseen että sijaintiin. Ks. Kategoriat, laitetyypit ja laitteet (kunnossapito).
• Kenttätyöntekijöillä on Trackinno Mobile -sovellus käytössä ja oma käyttäjätunnus.

Näin työtilaus liittyy toimenpiteisiin

Työtilauksen ja toimenpiteen suhde on yksinkertainen: yhteen työtilaukseen voi liittää useita toimenpiteitä, mutta yksittäinen toimenpide voi kuulua vain yhteen työtilaukseen kerrallaan. Toimenpidettä voi siirtää työtilauksesta toiseen tai irrottaa kokonaan.

Kirjaukset (työtunnit ja varaosat) liittyvät toimenpiteeseen — eivät suoraan työtilaukseen. Käytännössä tämä tarkoittaa: kun asentaja kirjaa varaosakirjauksen toimenpiteelle, se tulee automaattisesti osaksi työtilauksen laskutuksen pohjaa, koska toimenpide on linkitetty työtilaukseen.

Mistä työtilaukset löytyvät?

Avaa Trackinnon työpöytäversio ja klikkaa oikean yläkulman Työtilaukset-valikkokohtaa. Tästä aukeaa lista, jossa näkyy:

• Työtilauksen juokseva numero (esim. #142) ja kuvaus
• Toimitus- ja laskutusasiakas (jos eri)
• Tila — «Avoin», «Valmis laskutettavaksi», «Lasku lähetetty», jne.
• Toimenpiteiden määrä ja niiden valmistumistilanne — esim. 3/5 tarkoittaa että viidestä toimenpiteestä kolme on jo suoritettu.
• Jäsenet (kenttätyöntekijät, joille työt on resursoitu) avatar-ikoneina.

Listan yläpuolella on hakukenttä, tallennetut pikavalinnat ja Tarkempi suodatus -painike, joilla voit rajata listaa esimerkiksi tilan, asiakkaan tai päivämäärän mukaan. Työtilauksen riviä klikkaamalla pääset sen tarkkoihin tietoihin ja toimenpiteiden listaan.

1) Uuden työtilauksen luonti (työnjohto)

1. Avaa Työtilaukset-näkymä ja klikkaa Uusi työtilaus -painiketta.
2. Anna Kuvaus — tämä näkyy listalla ja Ultiman puolella, ja se on pakollinen Ultima-synkronointia varten. Esim. «ABC-kiinteistö Oy huhtikuun huollot» tai «Vesivuoto-keikat 14.4.».
3. Valitse toimitusasiakas — se asiakas tai sijaintipaikka, jolle työt fyysisesti tehdään.
4. Halutessasi valitse laskutusasiakas, jos lasku menee eri taholle (esim. kiinteistön omistajalle vaikka työt tehdään vuokralaisen tiloissa).
5. Lisää tarvittaessa viitenumerot: oma viitenumero, asiakkaan viite ja mahdollinen myyntitilauksen numero. Asiakkaan viite siirtyy Ultiman «Viitteenne» -kenttään laskutuksessa.
6. Valitse yhteyshenkilöt molemmille puolille (toimitus- ja laskutusasiakas) tarvittaessa.
7. Klikkaa Tallenna. Työtilaus saa juoksevan numeron (#xxx) ja menee tilaan «Avoin».

Vihje: kuvauksen voi täyttää myöhemminkin, mutta ennen Ultima-synkronointia se on pakollinen — jos se on tyhjä, synkronointi antaa virheen.

2) Toimenpiteiden lisääminen työtilaukseen

Työtilaus toimii vasta sitten kun siihen on liitetty toimenpiteitä. Voit lisätä toimenpiteitä kahdella tavalla:

Tapa A: Lisää uusi toimenpide työtilauksesta

1. Avaa työtilaus.
2. Klikkaa Toimenpiteet-paneelista Lisää uusi toimenpide.
3. Täytä toimenpidelomake (toimenpidetyyppi, kohdelaite, kuvaus, jne.) ja tallenna.
4. Toimenpide tallentuu suoraan työtilauksen alle.

Tapa B: Liitä olemassa olevia toimenpiteitä

1. Avaa työtilaus.
2. Klikkaa Lisää olemassa olevia toimenpiteitä.
3. Hae ja valitse haluamasi toimenpiteet listalta.
4. Tallenna — valitut toimenpiteet siirretään tähän työtilaukseen. Jos toimenpide oli aiemmin toisessa työtilauksessa, se irtoaa siitä ja siirtyy nykyiseen.

Voit myös irrottaa toimenpiteen työtilauksesta klikkaamalla toimenpiteen riviltä X-painiketta — toimenpide jää itsenäiseksi (ei kuulu enää mihinkään työtilaukseen) eikä siirry mihinkään laskutukseen automaattisesti.

3) Toimenpiteiden aikatauluttaminen työntekijöille (työnjohto)

Kun työtilauksessa on toimenpiteitä, ne tulee resursoida kenttätyöntekijöille. Ilman resursointia toimenpide ei näy kenenkään asentajan mobiililistalla.

Tapa A: Resursointi työtilauksen aikataulutusnäkymästä

1. Avaa työtilaus.
2. Klikkaa Aikatauluta käyttäjille -painiketta.
3. Avautuvassa kalenterimaisessa näkymässä näet:
   • Vasemmalla listan työntekijöistä ja heidän päiväkohtaisesta työajastaan.
   • Oikealla aikajanan, jolle voit asettaa kunkin toimenpiteen tietylle työntekijälle ja tiettyyn aikaväliin.
4. Tallenna. Resursoituina toimenpiteet näytetään työntekijän omassa toimenpidelistassa Trackinno Mobilessa.

Tapa B: Resursointi toimenpidekohtaisesti

1. Avaa toimenpide (joko työtilauksen kautta tai toimenpidelistalta).
2. Lisää työntekijä Jäsenet-kenttään.
3. Aseta aikataulu (alkamis- ja loppumisaika) toimenpiteelle.
4. Tallenna.

Vihje: kumpikin tapa käy — valitse organisaatiollesi luontevin. Tapa A on tehokkaampi kun aikataulutat useita toimenpiteitä samassa istunnossa, koska näet työntekijöiden kalenterit yhdellä silmäyksellä.

4) Töiden suoritus ja kirjaukset (asentaja)

Asentaja näkee aikataulutetut toimenpiteensä Trackinno Mobilessa ja suorittaa ne toimenpidetasolla. Työtilaus toimii taustalla — asentajan ei tarvitse valita oikeaa työtilausta eikä kirjata mitään työtilauksen tasolla. Kirjatut varaosat näkyvät välittömästi työtilauksessa työpöytäversion puolella.

Huoltotyön suorittaminen, varaosasuoritteiden kirjaus, QR-koodin skannaus ja uuden laitteen luonti kentältä on kuvattu vaihe vaiheelta artikkelissa Asentajan ohje: Trackinno-sovelluksen käyttö (kunnossapito).

Huom! Jos toimenpide ei näy mobiilissa, sitä ei ole resursoitu sinulle — pyydä työnjohtoa lisäämään sinut toimenpiteen jäseneksi.

5) Työtilauksen tilan vaihto ja seuranta (työnjohto)

Työnjohto seuraa työtilauksen edistymistä listanäkymästä (toimenpiteiden valmiusbadge, esim. 3/5) ja yksityiskohtanäkymästä. Kun kaikki toimenpiteet on tehty, työtilauksen tila vaihdetaan käsin.

Tilan vaihtaminen

1. Avaa työtilaus.
2. Klikkaa nykyistä tilaa työtilauksen yläriviltä.
3. Valitse uusi tila pudotusvalikosta ja tallenna.

Tilojen merkitykset

• Avoin — työt kesken, oletustila uudelle työtilaukselle.
• Valmis laskutettavaksi — kaikki toimenpiteet tehty, työtilaus on valmis siirtyämään laskutukseen. Työnjohto siirtää tähän tilaan käsin kun kenttätyöntekijät ovat valmiit.
• Lasku lähetetty — työtilaus on käsitelty loppuun. Tilan voi asettaa käsin, ja se päivittyy myös itsestään silloin kun haet tiedot Ultimasta ja lasku on siellä lähtenyt. Käsin asetettu tila ei siis vielä todista, että lasku olisi lähtenyt — varmista laskun tilanne Ultimasta. Tietoja voi tämän jälkeen yhä muokata, mutta muutokset eivät siirry jo luodulle laskulle.
• Suljettu, ei laskutusoikeutta — työ on tehty, mutta käyttäjän roolilla ei ole oikeutta siirtää työtilausta laskutukseen. Laskutus jää toisen henkilön hoidettavaksi.
• Takuutyö, ei laskua — takuun puitteissa tehty työ, ei laskuteta asiakkaalta.

Huom! Status-muutoksesta voi lähettää ilmoituksen sähköpostilla esim. työnjohdolle — pyydä Admicomin tukea konfiguroimaan ilmoitus tilillesi.

6) Työtilauksen siirto Ultiman laskutukseen (työnjohto)

Jos tililläsi on Admicom Ultima -integraatio, työtilaus siirretään laskutukseen suoraan Trackinnosta. Työtilauksen tiedoissa on tätä varten neljä toimintoa: Synkronoi Ultimaan luo vastaavan työtilauksen Ultimaan, Päivitä tiedot Ultimasta hakee siellä tehdyt muutokset, Lähetä varaosasuoritteet Ultimaan vie kirjatut varaosat laskutusriveiksi ja Lähetä raportti laskutuksen liitteeksi liittää huoltoraportin laskun mukaan.

Työtilauksen puolelta kannattaa tietää nämä:

• Kuvaus on pakollinen. Ilman sitä synkronointi Ultimaan ei onnistu.
• Varaosat ja raportti ovat erillisiä klikkauksia. Työtilauksen synkronointi yksinään ei vie niitä.
• Lähetys ei lukitse kirjauksia Trackinnossa, mutta jo lähetetyt rivit eivät päivity Ultimaan uudelleen. Jos korjaat varaosakirjausta lähetyksen jälkeen, tee sama korjaus myös Ultimassa.
• Työajat kirjataan Ultiman puolella, ei Trackinnossa.

Koko laskutuksen työnkulku Ultiman ja Trackinnon välillä on kuvattu vaihe vaiheelta artikkelissa Työnjohtajan ohje: Ultima–Trackinno-sovellusten yhteiskäyttö (kunnossapito). Integraation yleiskuva: Ultima integraation esittely.

Vinkkejä

• Käytä kuvaavia työtilauksen otsikoita (esim. «ABC-kiinteistö Oy huhtikuun huollot») — tämä auttaa löytämään työtilauksen myöhemmin listalta ja siirtyy myös Ultiman puolelle laskutuksessa.
• Niputa toimenpiteet työkeikan tai projektin mukaan, ei laitetyypin mukaan — sama työtilaus voi sisältää ilmastointihuollon, lämmitystarkastuksen ja työohjeen tarkistuksen kunhan ne kuuluvat samaan asiakaskeikkaan.
• Tarkista Aikajana-välilehdeltä työtilauksen muutoshistorian — näet milloin ja kuka mitäkin on muokannut. Hyödyllinen kun selvitetään mitä on jo tehty.
• Asiakas-loppukäyttäjät eivät näe työtilauksia — jos haluat asiakkaan näkevän huoltohistoriaa, anna pääsy laitteille ja toimenpiteille, ei työtilauksille.

Vianetsintä ja usein kysyttyä

• Synkronointi Ultimaan ei onnistu, virheilmoitus «Työtilauksen kuvaus on vaadittu Ultima synkronointia varten» — Täytä työtilauksen Kuvaus-kenttä ja yritä uudelleen. Ultima ei hyväksy työtilausta ilman kuvausta.
• Toimenpide ei näy työtilauksen alla, vaikka lisäsin sen — Päivitä sivu (F5). Toimenpide on saatettu lisätä toiseen työtilaukseen, jolloin se siirtyy ja näkyy vasta päivityksen jälkeen.
• Työtilaukseen ei voi liittää toimenpidettä, joka kuuluu jo toiseen työtilaukseen — Tämä on ohjelman tarkoitettu käyttäytyminen: kun lisäät toimenpiteen, se irtoaa edellisestä työtilauksesta automaattisesti. Toimenpide voi kuulua vain yhteen työtilaukseen kerrallaan.
• Aikataulutusnäkymä ei ehdota ketään työntekijää — Tarkista että työntekijöille on määritelty päiväkohtaiset työtunnit (käyttäjäprofiilissa).
• Asentaja ei näe toimenpidettä mobiilissa — Toimenpide ei ole resursoitu hänelle. Lisää asentaja toimenpiteen Jäsenet-kenttään.
• Varaosakirjaukset eivät siirtyneet Ultimaan — Tarkista, klikkasitko erikseen Lähetä varaosasuoritteet Ultimaan -painiketta. Työtilauksen perussynkronointi yksinään ei vie varaosia — tämä on erillinen toiminto.
• Työtilauksen tila on «Lasku lähetetty», mutta haluaisin vielä muokata sitä — Työtilausta voi muokata, mutta muutokset eivät kulje jo luodulle laskulle. Tee korjaukset Ultiman puolella.
• Ultima-painikkeita ei näy työtilauksen sivulla — Tililläsi ei ole Ultima-integraatio aktivoituna. Pyydä Admicomin tukea ottamaan integraatio käyttöön.

Liittyvät ohjeet

• Admicom Trackinno – Ultima integraation esittely
• Admicom Trackinno – Työnjohtajan ohje Ultima-Trackinno-sovellusten yhteiskäyttö (kunnossapito)
• Admicom Trackinno – Ultima-käyttäjän aktivoiminen Trackinnossa
• Admicom Trackinno – Asentajan ohje: Trackinno-sovelluksen käyttö (kunnossapito)