Toimenpiteet, toimenpidetyypit ja lomakkeet

Tämä ohje kuvaa Trackinnon toimenpiteiden, toimenpidetyyppien ja lomakkeiden peruskäytön: mitä ne ovat, miten ne luodaan, miten toimenpiteitä suoritetaan työpöytäversiossa ja mobiilissa, sekä lyhyesti miten määritetään toistuvia toimenpiteitä ja huolto-ohjelmia.

Käsitteet

• Toimenpide on kalustoriviin kohdistuva työ, tarkastus tai havainto, joka kirjataan järjestelmään sähköisellä lomakkeella — esim. vuosihuolto, määräaikaishuolto, vikailmoitus, katsastus tai tarkastus. Toimenpiteistä jää pysyvä kirjaus kalustorivin huoltohistoriaan.
• Toimenpidetyyppi määrittelee, millaisia toimenpiteitä on mahdollista luoda. Toimenpidetyyppi sisältää sekä asetukset (esim. luontitapa, oletustila, ilmoitukset, näkyvyyden rajoitukset) että lomakkeen, joka kerää suorituksen tiedot.
• Lomake on toimenpidetyyppiin liitetty sähköinen lomake, joka täytetään toimenpidettä suoritettaessa. Lomakkeelle voidaan määritellä erilaisia kenttiä (teksti, numero, valinta, tarkistuslista jne.) sen mukaan, mitä tietoa toimenpiteen yhteydessä halutaan kirjata.

Esimerkkejä toimenpidetyypeistä: Vuosihuolto, Vikailmoitus, Katsastus, Tarkastus, Määräaikaishuolto.

1. Toimenpidetyypin luominen

Toimenpidetyypit-sivulle pääset Trackinnon työpöytäversion oikean yläkulman valikosta. Listanäkymästä voit avata olemassa olevan toimenpidetyypin tai luoda uuden.

1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Uusi toimenpidetyyppi.
2. Anna toimenpidetyypille kuvaava nimi (esim. Vuosihuolto, Vikailmoitus).
3. Valitse luontitapa:
   • Aikatauluttamalla tai täyttämällä lomake — sallii molemmat tavat (tyypillinen valinta huolloille).
   • Vain aikatauluttamalla — toimenpidettä voi luoda vain ennalta aikatauluttamalla.
   • Vain täyttämällä lomake — käytetään esim. vikailmoituksissa, jotka syntyvät tilanteen mukaan.
4. Aseta oletustila: tyypillisesti Avoin (toimenpide odottaa käsittelyä) tai Valmis (kun halutaan vain dokumentoida havainto ilman jatkotoimenpiteitä).
5. Tarvittaessa määritä lisäasetukset — kuten ilmoitukset käyttäjille, prioriteettien käyttö, näkyvyyden rajoitukset, ja onko toimenpide tyypiltään pyyntö.
6. Rakenna lomake (ks. seuraava osio) ja klikkaa lopuksi Luo tai Tallenna.

Tarkemmat selostukset kaikista toimenpidetyypin asetuksista löydät erillisestä ohjeesta Toimenpidetyypit.

2. Lomakkeen rakentaminen ja muokkaaminen

Toimenpidetyypin sivulla asetukset näkyvät vasemmalla ja lomake oikealla. Lomakkeelle määritetään ne kentät, jotka käyttäjä täyttää toimenpidettä suoritettaessa.

Kenttätyypit

Lomakkeelle voi lisätä seuraavia kenttätyyppejä:

• Tekstikenttä — lyhyt vapaamuotoinen teksti (esim. lisätiedot, kuvaus).
• Tekstialue — pidempi vapaamuotoinen teksti useilla riveillä.
• Linkki — URL-osoite tai linkki ulkoiseen järjestelmään.
• Puhelinnumero — puhelinnumero erillisellä formaatilla.
• Numero — numeerinen arvo (esim. mittarilukemat, kilometrit, käyttötunnit, mitatut arvot).
• Päivämäärä — esim. seuraava huoltopäivä, viimeisin huoltopäivämäärä.
• Päivämäärä ja kellonaika — tarkka aikaleima.
• Pudotusvalikko (Select) — yksittäinen valinta listasta vaihtoehtoja.
• Valintanappi (Radio) — yksittäinen valinta vaihtoehtonapeista (esim. Hyväksytty / Hylätty). Valintanappikenttä mahdollistaa myös automaattisen toimenpiteiden ketjutuksen (ks. asetukset) ja tilan automaattisen päivityksen.
• Tarkistuslista — useita rasteja sisältävä lista (esim. tarkastuskohteet).
• Kaksoistarkistuslista — kaksisarakkeinen tarkistuslista (esim. Kunnossa / Vika jokaiselle riville).
• Henkilö — Trackinnon käyttäjän valinta (esim. tarkastaja, vastuuhenkilö).
• Sijainti — sijaintipaikan valinta (esim. mihin laite siirretään).
• Liite — lisättävä kuva tai dokumentti (esim. valokuva viasta, huoltotodistus).
• Keskikulutus — automaattinen polttoaineen tai energian keskikulutuksen laskenta kilometrien/litrojen perusteella (käytössä esim. ajoneuvotyyppisille kalustoriveille).
• Kaava — laskennallinen kenttä, jonka arvo lasketaan toisten lomakekenttien tai kalustorivin tietokenttien perusteella.
• Allekirjoitus — sähköinen allekirjoitus (kosketus/hiiri).
• Kategoria — kalustokategorian valinta.

Osa kenttätyypeistä (esim. Keskikulutus, Allekirjoitus, Kategoria) on saatavilla vain, jos käyttäjälle on myönnetty kyseistä kenttää koskeva käyttöoikeus.

Kenttien lisääminen ja muokkaaminen

1. Avaa muokattava toimenpidetyyppi Toimenpidetyypit-listalta.
2. Lomakkeen oikeasta reunasta tai alta löytyvällä lisäystoiminnolla voit lisätä uuden kentän — valitse haluttu kenttätyyppi.
3. Anna kentälle nimi ja tarvittaessa täydentävät asetukset (esim. valintanapin vaihtoehdot, onko kenttä pakollinen).
4. Kenttiä voi järjestellä raahaamalla.
5. Tallenna muutokset.

Lomake voi olla erilainen eri kategorioiden kalustolle. Saman toimenpidetyypin (esim. Vuosihuolto) lomake voidaan määritellä erikseen esimerkiksi ilmalämpöpumpuille ja ajoneuvoille, jolloin huoltoa kirjattaessa näkyvät juuri sen kalustotyypin tarvitsemat kentät.

3. Toimenpiteen suorittaminen

Työpöytäversiossa

1. Avaa haluttu kalustorivi (Kalusto-listalta tai hakemalla).
2. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Suorita toimenpide ja valitse listalta haluamasi toimenpidetyyppi.
3. Täytä avautuvan lomakkeen kentät.
4. Aseta tarvittaessa toimenpiteen tila, prioriteetti, jäsenet (vastuuhenkilöt) tai ajankohta.
5. Klikkaa Tallenna.

Mobiilisovelluksessa

1. Avaa kalustorivin tiedot — joko lukemalla QR-/NFC-tagi mobiilisovelluksen lukijatoiminnolla tai etsimällä kalustorivi listalta.
2. Paina Suorita toimenpide ja valitse haluamasi toimenpidetyyppi.
3. Täytä lomakkeelle suorituksen tiedot (tarvittaessa lisää kuva tai liite).
4. Tallenna toimenpide.

Avoimet toimenpiteet näkyvät kalustorivin tiedoissa omana osionaan. Niistä pääsee suoraan suorittamaan jo aikataulutettuja huoltoja tai tarkastuksia, kun ne tulevat ajankohtaisiksi. Kenttätyöntekijät voivat lisäksi tarkastella vain itselleen kohdistettuja toimenpiteitä mobiilin Toimenpidelistalta ja Toimenpidekalenterista.

4. Toistuvat toimenpiteet

Toistuvilla toimenpiteillä luodaan toistuvasti samaan kalustoriviin kohdistuvia huoltoja tai tarkastuksia (esim. vuosihuolto kerran vuodessa).

1. Avaa kalustorivin tiedot ja siirry osioon Toistuvat toimenpiteet.
2. Klikkaa Lisää toistuva toimenpide.
3. Valitse toimenpidetyyppi, jonka haluat toistuvan.
4. Aseta toistuvuussääntö (esim. kerran vuodessa) ja seuraava esiintymä — tämä määrää, mistä toistuvuus alkaa juosta.
5. Tallenna.

Kun toimenpide suoritetaan, järjestelmä luo automaattisesti seuraavan esiintymän tulevaisuuteen sääntöjen mukaisesti, ja vastuuhenkilöt saavat ilmoituksen huollon lähestyessä.

Päivämääräpohjaisia toistuvia toimenpiteitä määritetään kalustorivikohtaisesti. Jos sama toistuvuus halutaan kerralla useille saman tyypin kalustoille tai jos toistuvuus perustuu kilometreihin tai käyttötunteihin, käytä huolto-ohjelmaa (ks. seuraava osio).

5. Huolto-ohjelmat (lyhyesti)

Huolto-ohjelma määrittää ennakoivat huollot kerralla kaikille tietyn nimikkeen tai laitetyypin kalustoriveille. Se on vaihtoehto kalustorivikohtaisille toistuville toimenpiteille silloin, kun:

• samat huoltosäännöt koskevat useita saman tyypin laitteita, tai
• toistuvuus halutaan laskea kilometrien tai käyttötuntien perusteella päivämäärän sijaan.

Huolto-ohjelmat hallitaan työpöytäversion oikean yläkulman valikosta löytyvältä Huolto-ohjelmat-sivulta. Tarkemmat ohjeet huolto-ohjelman luomiseen, monivaiheisiin (A/B/C) huoltoihin ja seurantaan löytyvät erillisestä ohjeesta Admicom Trackinno – Huolto-ohjelmat.

6. Toimenpiteiden seuranta ja resursointi

• Toimenpidelista näyttää kaikki tulevat ja menneet toimenpiteet. Listaa voi suodattaa tilan, tyypin, vastuuhenkilön ja aikavälin perusteella.
• Toimenpidekalenteri näyttää aikataulutetut toimenpiteet kalenterissa, värikoodattuna vastuuhenkilön mukaan. Työnjohto voi resursoida toimenpiteitä klikkaamalla toimenpidettä ja asettamalla jäseneksi halutun käyttäjän.
• Tiimit mahdollistavat toimenpiteiden kohdistamisen useammalle henkilölle kerralla — toimenpide näkyy kaikille tiimin jäsenille.
• Prioriteetit (esim. Akuutti, Tärkeä, Kehitys) auttavat työjonon kärjestämisessä. Suosikkinäkymillä huoltohenkilöt näkevät heti aloitusnäkymässään tärkeimmät avoimet toimenpiteet.

7. Raportointi

• Yksittäisen toimenpiteen huoltoraportin saa PDF-muodossa toimenpiteen tiedoista — raportti sisältää kaikki lomakkeelle täytetyt tiedot.
• Toimenpidelistalta saa Excel-exportin — voit suodattaa esim. vuoden sisällä valmistuneet huollot ja toimittaa raportin asiakkaalle.
• Kalustorivin aikajana näyttää koko huoltohistorian, ja yksittäisten lomakkeiden tiedot ovat sieltä auki.

8. Erikoistapaus: katsastukset (ajoneuvot ja työkoneet)

Ajoneuvojen ja työkoneiden katsastuksia ei yleensä määritellä toistuviksi toimenpiteiksi, koska katsastusväli vaihtelee ajoneuvon tai työkoneen iän mukaan — kalenteripohjainen kiinteä toistuvuus ei sovi luotettavasti tähän käyttöön.

Suositeltu tapa hoitaa katsastukset Trackinnossa on käyttää kalustorivin päivämääräkenttää (esim. Seuraava katsastuspäivämäärä) yhdessä Katsastus-toimenpidetyypin lomakkeen kanssa. Lomake voi päivittää kalustorivin päivämääräkenttää automaattisesti — kalustorivin kentän perusteella järjestelmä lähettää ilmoitukset lähestyvästä katsastuksesta.

Asetukset

1. Lisää ajoneuvojen ja työkoneiden kalustokategorialle (laitetyypille) tietokenttä Seuraava katsastuspäivämäärä (kenttätyyppi Päivämäärä).
2. Luo tai avaa Katsastus-toimenpidetyyppi ja lisää lomakkeelle:
   • Päivämääräkenttä seuraavalle katsastuspäivämäärälle.
   • Liite-kenttä katsastustodistusta varten.
3. Avaa lomakkeen päivämääräkentän asetukset ja kytke päälle asetus Päivittää laitteen tietokenttää. Valitse päivitettäväksi kalustorivin Seuraava katsastuspäivämäärä -kenttä. Tämän jälkeen lomakkeen tallennus päivittää kalustorivin kentän automaattisesti — myös mobiilista täytettäessä.

Katsastuksen kirjaaminen

1. Avaa ajoneuvon tai työkoneen kalustorivi (työpöytäversiossa hakemalla, mobiilissa esim. lukemalla QR-/NFC-tagi).
2. Klikkaa Suorita toimenpide ja valitse Katsastus.
3. Täytä lomakkeelle seuraava katsastuspäivämäärä katsastustodistuksen mukaisesti.
4. Halutessasi liitä katsastustodistus kuvana tai skannauksena — mobiilissa kuvan voi ottaa suoraan puhelimen kameralla. Liite ei ole pakollinen.
5. Tallenna toimenpide. Järjestelmä tallentaa katsastuksen huoltohistoriaan ja päivittää kalustorivin Seuraava katsastuspäivämäärä -kentän.

Ilmoitukset

• Kun kalustorivin Seuraava katsastuspäivämäärä on asetettu, järjestelmä lähettää sähköpostimuistutuksen katsastuksesta 30 päivää ennen kyseistä päivää.
• Ilmoituksia voidaan kohdistaa myös kalustorivin vastuuhenkilölle, laitteen haltijalle tai sijainnin vastuuhenkilölle. Näiden vastaanottajien aktivointi tapahtuu Trackinnon konfiguraatiopuolen ilmoitusasetuksista — ota tarvittaessa yhteys Trackinnon tukeen.

Vinkkejä

• Käytä kuvaavia toimenpidetyypin nimiä ja erottele tyypit selkeästi (esim. Vuosihuolto vs. Määräaikaishuolto) — käyttäjien on helpompi valita oikea tyyppi suoritushetkellä.
• Pidä lomakkeet riittävän tiiviinä — vain ne kentät, joita oikeasti tarvitset. Pakollisia kenttiä kannattaa käyttää harkiten, jotta kenttäkirjaukset eivät jää tekemättä.
• Hyödynnä ketjutusta: esim. tarkastuksen lomakkeen Hyväksytty? = Ei → automaattisesti uusi vikailmoitus.
• Aseta ilmoitukset kriittisille toimenpidetyypeille (esim. vikailmoituksista sähköposti tukitiimille).
• Mobiilikäytössä QR-/NFC-tagit kalustossa nopeuttavat huomattavasti toimenpiteen aloittamista — kentällä riittää tagin lukeminen ja Suorita toimenpide.