Työnjohtajan ohje, Ultima–Trackinno-sovellusten yhteiskäyttö (kunnossapito)
Tässä ohjeessa kuvataan työnjohdon ja asentajien roolit sekä työnkulku, jonka mukaisesti Ultima ja Trackinno toimivat yhdessä kunnossapidon laskutustietojen siirrossa.
Työnkulku tiivistettynä: Ultima (kohteet) → Trackinno (laitteet, toimenpiteet, työtilaus) → Ultima (laskutus).
Roolit
- Työnjohto (Trackinno + Ultima): hallinnoi kohteita Ultimassa; hallinnoi laitteita ja toimenpiteitä Trackinnossa; luo ja linkittää työtilaukset; synkronoi suoritteet Ultimaan; viimeistelee laskutuksen.
- Asentaja/kenttätyöntekijä (Trackinno): suorittaa huollot, dokumentoi toimenpiteet ja varaosasuoritteet, siirtyy tarvittaessa Ultimaan (SSO-linkistä) kirjaamaan työ- ja matka-ajan.
Varmista ennen käyttöä
- Ultiman kohteet on perustettu, ja tarvittavat kohteet on avattu Trackinnoon (kohteen takana oleva painike).
- Sinulla on oikeudet työtilausten luontiin, aikataulutukseen ja synkronointiin Trackinnossa sekä laskutukseen Ultimassa.
- Laiterekisterissä huollettavat laitteet on liitetty oikeisiin kohteisiin.
- Kenttätyöntekijöillä on Admicom SSO-tunnukset ja pääsy Trackinno Mobileen (SSO-linkitys Ultimaan käytettävissä).
Työnkulku:
- 1) ULTIMA: Kohteiden hallinta (Työnjohto)
- 2) TRACKINNO: Laitteet ja huoltotyöt (Työnjohto)
- 3) TRACKINNO: Työtilauksen luonti ja aikataulutus (Työnjohto)
- 4) TRACKINNO: Töiden suoritus ja dokumentointi (Asentaja)
- 5) TRACKINNO: Varaosasuoritteiden synkronointi Ultimaan (Työnjohto)
- 6) ULTIMA: Töiden laskutus (Työnjohto)
1) ULTIMA: Kohteiden hallinta (Työnjohto)
- Määritä työkohteet Ultimaan (fyysiset sijainnit).
- Avaa huollettavat kohteet Trackinnoon kohteen takana olevasta painikkeesta.
Vihje: Kohteet voidaan halutessa avata massana Trackinnoon (oletuksena ei käytössä).
2) TRACKINNO: Laitteet ja huoltotyöt (Työnjohto)
- Hallinnoi huollettavia laitteita laiterekisterissä (kunkin laitteen sijainti = Ultimasta avattu kohde).
- Kytke toimenpiteet laitteille: toistuvat määräaikaishuollot ja vikailmoitukset.
3) TRACKINNO: Työtilauksen luonti ja aikataulutus (Työnjohto)
Työtilauksen luonti
Työnjohto valitsee yhden tai useamman toimenpiteen ja niputtaa ne yhdeksi työtilaukseksi
→ paina Luo työtilaus -painiketta.
Työtilauksen luonnin yhteydessä tai sen jälkeen työnjohtajan tulee tarkistaa ja täydentää seuraavat tiedot:
- Asiakkaan viite – siirtyy Ultiman Viitteenne-kenttään.
- Kuvaus – siirtyy Ultiman Työnkuvaus-kenttään.
- Kohde – varmista, että valittu kohde on oikea (tuodaan automaattisesti, jos laitteilla sama kohde).
- Työtilaustyyppi (valinnainen) – voidaan organisaatiossa asettaa pakolliseksi tai piilottaa.
- Valitse Synkronoi Ultimaan – luo linkitetyn työtilauksen valitulle projektille/kohteelle Ultimassa.
Aikataulutus
- Käytä Aikatauluta käyttäjille -toimintoa,
- tai avaa toimenpide ja määritä ajankohta & työn suorittajat Toimenpiteet-osiosta.
Vihje: Kumpikin tapa käy – valitse organisaatiollenne luontevin.
4) TRACKINNO: Töiden suoritus ja dokumentointi (Asentaja)
- Avaa Trackinno Mobile ja kirjaudu sisään (vain ensimmäisellä käyttökerralla).
- Avaa työ Toimenpidelistalta tai skannaa laitteen QR-koodi.
- Suorita ja dokumentoi huolto (tekstit, kuvat, liitteet).
- Kirjaa suoritteet:
- Varaosasuoritteet kirjataan Trackinnossa.
- Työaika ja matka-aika kirjataan Ultimassa – käytä työtilauksen suoraa SSO-linkkiä Trackinnosta.
5) TRACKINNO: Varaosasuoritteiden synkronointi Ultimaan (Työnjohto)
- Avaa työtilaus ja valitse Lähetä varaosasuoritteet Ultimaan.
- Suoritteet siirtyvät Ultimaan laskutusriveiksi valitulle työtilaukselle.
- Huomio: lähetyksen jälkeen varaosasuoritteita ei voi enää muokata Trackinnossa – tee mahdolliset korjaukset Ultimassa.
6) ULTIMA: Töiden laskutus (Työnjohto)
- Tarkista ja täydennä laskutusrivit sekä laskuliitteet Ultimassa.
- Trackinnon tarkastuspöytäkirjat voidaan siirtää automaattisesti rajapinnan kautta Ultiman laskuliitteiksi (ks. kuva alla).
- Lähetä lasku asiakkaalle. Työtilauksen tila päivittyy automaattisesti myös Trackinnoon.
Tuki
Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä Admicomin sovellustukeen: sovellustuki@admicom.fi.