Admicom Trackinno: Ajokilometrien synkronointi Ultima-järjestelmään
Johdanto
Tämä ohje kertoo, miten ajoneuvoihin asennettujen paikannuslaitteiden tuottamat ajokilometritiedot siirtyvät automaattisesti Trackinno-järjestelmästä Ultimaan.
Tavoitteena on helpottaa työntekijöiden arkea ja nopeuttaa laskutusta poistamalla tarpeettomia manuaalisia vaiheita.
Synkronointi voi tapahtua automaattisesti tai manuaalisesti, riippuen siitä, miten ajo ja työtilaus yhdistetään toisiinsa.
Varmista ennen käyttöä
- Ajoneuvossa on toimiva paikannuslaite ja se on linkitetty ajoneuvon tagiksi Trackinnossa.
- Ajoneuvon kojelaudassa on QR-koodi, joka ohjaa ajoneuvon tietoihin.
- Käyttäjän tiedoissa on valittu laskutuksessa käytettävä laskutuslaji.
- Käyttäjällä on pääsy Trackinno Mobileen.
- Käyttäjä on merkitty kuljettajaksi ajoneuvolle (ajon alussa QR-skannauksella tai työpöydästä).
Näin järjestelmä toimii
- Ajoneuvon paikannuslaite tallentaa ajetut matkat.
- Trackinno välittää ajotiedot Ultimaan.
- Ultima kohdistaa kilometrit työtilauksille automaattisesti tai käyttäjän tekemän manuaalisen kohdistuksen perusteella.
- Kohdistetut tiedot ovat valmiita laskutukseen.
Yhteenvetona:
Trackinno → Ajotiedot → Ultima → Työtilaus → Laskutus
Ajon kohdistaminen työtilaukseen
Järjestelmä tukee kolmea tapaa. Suositeltu tapa on automaattinen kohdistus.
1) Automaattinen kohdistus (suositeltu)
- Työtilaus on vastaanotettu Ultimassa.
- Käyttäjä on merkitty ajoneuvon kuljettajaksi Trackinnossa.
- Käyttäjä aloittaa ajon asiakkaalle. Erillisiä toimia ei tarvita.
- Ehto: Ajon on alettava 20 minuutin sisällä työn vastaanottamisesta Ultimassa, jotta kohdistus tapahtuu automaattisesti.
- Ajon päätyttyä tiedot siirtyvät Ultimaan ja ovat valmiit laskutusta varten.
2) Manuaalinen kohdistus ajon jälkeen
- Avaa Trackinnossa Ajopäiväkirja.
- Valitse reitti ja kohdista se oikealle työtilaukselle.
- Tallenna – järjestelmä siirtää ajon tiedot Ultimaan valitulle työtilaukselle.
3) Manuaalinen kohdistus ennen ajoa
- Skannaa ajoneuvon QR-koodi tai avaa Trackinno Mobile.
- Valitse käynnistyvälle ajolle oikea työtilaus ennen liikkeelle lähtöä.
- Kun ajo päättyy, tiedot siirtyvät automaattisesti Ultimaan valitulle työtilaukselle.
Ajon päätyttyä
- Ajokilometrit näkyvät Ultiman työtilauksessa.
- Laskutussuorite on valmis käytettäväksi.
- Jos tiedot eivät näy heti, tarkista internet-yhteys ja että ajo on kohdistettu johonkin työtilaukseen.
Usein kysyttyä
Mitä teen, jos ajo ei kohdistu automaattisesti?
→ Voit tehdä manuaalisen kohdistuksen joko ajon jälkeen tai ennen ajoa. Katso ohjeet kohdista 4.2 ja 4.3.
Miksi ajo ei näy Ultimassa?
→ Varmista, että työtilaus oli vastaanotettu Ultimassa ennen ajoa ja että käyttäjä on merkitty ajoneuvon kuljettajaksi.
Voinko korjata väärin kohdistetun ajon?
→ Kyllä, mutta muutos täytyy tehdä Ultimassa. Trackinnossa tehtyä kohdistusta ei ole mahdollista muokata Trackinnosta käsin.
Vianetsintä
- Ajo ei siirry Ultimaan: tarkista, että reitillä on työtilauskohdistus ja yritä hetken kuluttua uudelleen.
- Automaattinen kohdistus ei toimi: tarkista 20 minuutin aloitusikkuna, kuljettajamerkintä ja työtilauksen tila Ultimassa.
- Väärä työtilaus: tee korjaus Ultimassa.
- Kuljettaja puuttuu reitiltä: lisää kuljettaja ajopäiväkirjasta tai käytä jatkossa QR-skannausta ajon alussa.
Tuki
Tarvitsetko apua? Ota yhteyttä Admicomin sovellustukeen: sovellustuki@admicom.fi.