Admicom Trackinno: Ajopäiväkirja ja kuljettajan asettaminen
Kenelle: kuljettaja ja pääkäyttäjä · Missä: mobiilisovellus ja työpöytäversio
Tässä ohjeessa:
- Kuljettajan ja ajon tarkoituksen asetus ajoneuvoon
- Ajon tarkoituksen automaattinen asettaminen työaikojen mukaan – ajon tarkoitus asettuu itsestään, kun ajoneuvo on sekä työ- että yksityiskäytössä
- Ajojen tarkastelu ja muokkaus
- Ajopäiväkirjan suodatus ja vienti Exceliin – esimerkiksi kuukauden työajot raportointia varten
Vaiheiden tarkemmat ohjeet avautuvat napauttamalla ohjeen nimeä, esimerkiksi «Näytä mobiiliohje».
Näin ajopäiväkirja toimii #
Ajopäiväkirja kokoaa ajoneuvon ajot automaattisesti. Kun ajoneuvossa on ajoneuvopaikannin, jokaisesta ajosta tallentuu alkamis- ja loppumisaika, lähtö- ja saapumisosoite, ajettu matka ja matkamittarin lukemat. Ajolle kirjataan lisäksi kuljettaja ja ajon tarkoitus.
- Kuljettaja asetetaan ajoneuvolle, ja se pysyy voimassa, kunnes se vaihdetaan. Kuljettaja tallentuu jokaiselle ajolle, joka ajetaan sillä aikaa.
- Ajon tarkoitus on Työ tai Yksityinen. Tarkoitus asettuu ajolle ajon päättyessä: kuljettajan työaikojen mukaan, jos kuljettajalle on otettu käyttöön ajon tarkoituksen automaattinen asettaminen, ja muuten ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksissa valitun tarkoituksen mukaan. Ajon tarkoitusta voi muuttaa jälkikäteen.
Kuljettajan ja ajon tarkoituksen asetus ajoneuvoon #
Kuljettaja ja ajon tarkoitus asetetaan ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksista mobiilisovelluksessa, mieluiten ennen liikkeelle lähtöä.
Näytä mobiiliohje
- Lue ajoneuvoon liimattu QR/NFC-tarratagi etusivun Lue QR -toiminnolla, tai valitse etusivulta Kalusto ja hae ajoneuvo esimerkiksi rekisterinumerolla.
- Valitse ajoneuvon valikosta Ajopäiväkirjan asetukset.
- Aseta itsesi kuljettajaksi valitsemalla Valitse itseni. Toisen kuljettajan voit valita napauttamalla kuljettajan kohtaa (Ei asetettu, jos kuljettajaa ei ole).
- Valitse ajon tarkoitus: Työ tai Yksityinen. Jos näkymässä lukee «Ajon tarkoitus määrittyy automaattisesti kuljettajan ajopäiväkirja-asetusten mukaan», kuljettajalla on käytössä ajon tarkoituksen automaattinen asettaminen työaikojen mukaan, eikä tarkoitusta voi valita.
- Jos haluat saman tarkoituksen myös seuraaville ajoille, ota Muut asetukset -kohdasta käyttöön Muista tarkoitus. Muuten tarkoitus koskee vain seuraavaa ajoa.
Lopputulos: Kuljettaja ja tarkoitus tallentuvat seuraavalle ajolle. Kuljettaja pysyy voimassa, kunnes vaihdat sen.
Ajon tarkoituksen automaattinen asettaminen työaikojen mukaan #
Kun ajoneuvoa käytetään sekä työ- että yksityisajoihin, Trackinno voi asettaa ajon tarkoituksen automaattisesti kuljettajan työaikojen mukaan. Silloin tarkoitusta ei tarvitse vaihtaa mobiilisovelluksessa ennen jokaista ajoa.
Näytä mobiiliohje
- Avaa valikko yläpalkin oikean reunan kolmen viivan painikkeesta (☰) ja valitse Minun profiili.
- Ota Ajopäiväkirjan asetukset -kohdasta käyttöön Aseta ajon tarkoitus työaikojen mukaan. Aikatauluksi tulee valmiiksi maanantaista perjantaihin työaika 08:00–16:00 ja viikonlopuksi yksityisajot.
- Muuta tarvittaessa viikonpäivien vaihtoehtoja ja työajan alkua ja loppua. Vaihtoehdot:
- Työ (Aikaväli): annetulla aikavälillä alkavat ajot ovat työajoja. Kaikki muut sen päivän ajot ovat yksityisajoja. Alkamisaika ratkaisee koko ajon tarkoituksen: kun työaika on 08:00–16:00, klo 15:45 alkava ja 17:30 päättyvä ajo on kokonaan työajo.
- Työ (Koko päivä) tai Yksityinen (Koko päivä)
- Käytä kaluston reitin ajoasetusta (Oletus): tarkoitus tulee ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksista.
- Valitse Päivitä tiedot.
Lopputulos: Ajojesi tarkoitus asetetaan tästä eteenpäin työaikojen mukaan kaikissa ajoneuvoissa, joissa olet kuljettajana. Ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksissa näkyy, mitä tämän päivän ajoille asetetaan.
Näytä työpöytäohje
- Avaa valikko yläpalkin oikean reunan rataskuvakkeesta (⚙) ja valitse Minun profiili. Pääkäyttäjä voi asettaa työajat myös toiselle käyttäjälle: avaa päävalikosta Käyttäjät ja käyttäjän tiedot.
- Ota Ajopäiväkirjan asetukset -osiossa käyttöön Aseta ajon tarkoitus työaikojen mukaan. Aikatauluksi tulee valmiiksi maanantaista perjantaihin työaika 08:00–16:00 ja viikonlopuksi yksityisajot.
- Muuta tarvittaessa Työaikojen aikataulu -taulukossa päivien Tarkoitus sekä Alkamisaika ja Loppumisaika. Vaihtoehdot:
- Työ (Aikaväli): annetulla aikavälillä alkavat ajot ovat työajoja. Kaikki muut sen päivän ajot ovat yksityisajoja. Alkamisaika ratkaisee koko ajon tarkoituksen: kun työaika on 08:00–16:00, klo 15:45 alkava ja 17:30 päättyvä ajo on kokonaan työajo.
- Työ (Koko päivä) tai Yksityinen (Koko päivä)
- Käytä kaluston reitin ajoasetusta (Oletus): tarkoitus tulee ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksista.
- Valitse Tallenna.
Lopputulos: Käyttäjän ajojen tarkoitus asetetaan tästä eteenpäin työaikojen mukaan kaikissa ajoneuvoissa, joissa hän on kuljettajana. Jo tallentuneisiin ajoihin muutos ei vaikuta.
Ajojen tarkastelu ja muokkaus #
Ajopäiväkirjasta näet ajoneuvolla ajetut ajot ja voit korjata ajon kuljettajan ja tarkoituksen jälkikäteen, esimerkiksi jos kuljettaja unohtui asettaa ennen ajoa.
Näytä mobiiliohje
- Lue ajoneuvon QR/NFC-tarratagi etusivun Lue QR -toiminnolla, tai valitse etusivulta Kalusto ja hae ajoneuvo.
- Valitse ajoneuvon valikosta Ajopäiväkirja.
- Muuta ajon kuljettajaa tai tarkoitusta valitsemalla ajolta Muokkaa.
Lopputulos: Ajon kuljettaja ja tarkoitus päivittyvät ajopäiväkirjaan.
Näytä työpöytäohje
- Avaa valikko yläpalkin oikean reunan rataskuvakkeesta (⚙) ja valitse Ajopäiväkirja.
- Valitse näkymän yläreunan suodattimista ajoneuvo ja aikaväli.
- Muuta ajojen tietoja suoraan Kuljettaja- ja Tarkoitus-sarakkeissa. Voit korjata useita ajoja kerralla.
- Valitse Tallenna.
Lopputulos: Muutokset tallentuvat ajopäiväkirjaan.
Ajopäiväkirjan suodatus ja vienti Exceliin #
Työpöytäversion ajopäiväkirjassa voit rajata ajot, katsoa niiden yhteenvedon ja viedä ne Excel-tiedostoon esimerkiksi kuukausiraportointia varten.
Näytä työpöytäohje: ajopäiväkirjan suodatus
- Avaa valikko yläpalkin oikean reunan rataskuvakkeesta (⚙) ja valitse Ajopäiväkirja.
- Valitse näkymän yläreunasta ajoneuvot (Valitse kalustorivejä) tai nimikkeet (Valitse nimikkeet), joiden ajot haluat nähdä. Voit valita useita.
- Valitse aikaväli päivämääräkentästä.
- Rajaa ajoja tarvittaessa tarkemmin valitsemalla Tarkempi suodatus, esimerkiksi tarkoituksen (vain työ- tai yksityisajot) tai kuljettajan mukaan. Valitut rajaukset näkyvät Valitut suodattimet -laatikossa, jossa voit muokata tai poistaa niitä.
- Näet valittujen ajojen yhteenvedon valitsemalla Näytä reitin yhteenveto: ajojen määrän sekä yhteenlasketun keston, matkan, tyhjäkäynnin ja nopeudet.
Lopputulos: Ajopäiväkirjassa näkyvät vain valintojasi vastaavat ajot.
Näytä työpöytäohje: ajopäiväkirjan vienti Exceliin
- Rajaa ajopäiväkirjaan ajot, jotka haluat viedä: ajoneuvot tai nimikkeet, aikaväli ja tarvittaessa tarkoitus tai kuljettaja (katso suodatusohje yllä).
- Valitse näkymän yläreunasta Export.
Lopputulos: Selain lataa Excel-tiedoston, jossa ovat kaikki valintojasi vastaavat ajot. Tiedostossa ovat aina samat sarakkeet näkymän asetuksista riippumatta: kalustorivi, päivämäärä, alkamis- ja loppumisaika, lähtö- ja saapumisosoite koordinaatteineen, kesto, pituus, alku- ja loppumatkamittarin lukemat, nopeudet, kuljettaja, lisätiedot ja tarkoitus.
Hyvä tietää #
- Poikkeava ajo työaikana. Kun tarkoitus asettuu työaikojen mukaan, poikkeavan ajon, kuten yksityisasioinnin työpäivän aikana, tarkoitus muutetaan ajolta jälkikäteen.
- Matkamittarin lukemat näkyvät ajopäiväkirjassa oikein vasta, kun ajoneuvon Kilometrimäärä-kenttään on kirjattu ajoneuvon matkamittarin lukema. Ohje: Admicom Trackinno: Ajoneuvopaikantimen asennus.
- Näkymäsi nimitykset voivat poiketa ohjeesta. Ohjeessa päävalikon kohdasta käytetään nimitystä Kalusto. Jos näkymässäsi lukee sen sijaan Laitteet, toimi samoin – vain nimitys on eri.
Jos jokin ei toimi #
- Ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksissa ei voi valita tarkoitusta: kuljettajalla on käytössä ajon tarkoituksen automaattinen asettaminen työaikojen mukaan. Muuta poikkeavan ajon tarkoitus ajolta jälkikäteen, tai valitse kuljettajan aikataulussa päivälle Käytä kaluston reitin ajoasetusta (Oletus).
- Ajon tarkoitus ei asettunut työaikojen mukaan: ajolla ei ollut kuljettajaa. Aseta kuljettaja ennen ajoa valitsemalla Valitse itseni, ja korjaa ajon tarkoitus jälkikäteen.
- Tarkoitus nollautuu jokaisen ajon jälkeen: ota ajoneuvon ajopäiväkirjan asetuksissa käyttöön Muista tarkoitus.
- Työpöytäversion ajopäiväkirja näyttää erilaiselta kuin ohjeessa: käytössä on ajopäiväkirjan vanha versio. Valitse näkymästä Käytä uutta versiota ajopäiväkirjasta; selain muistaa valinnan.
- Ajoja puuttuu ajopäiväkirjasta: tarkista, että tarkastelet oikeaa aikaväliä ja että ajoneuvoon on linkitetty ajoneuvopaikannin.