Admicom Trackinno – Toimenpiteiden prosessit

Prosesseilla määrität toimenpiteille omat tilat, esimerkiksi «Käsittelyssä», «Odottaa osia» tai «Valmis laskutettavaksi», ja omat prioriteetit, esimerkiksi «Kiireellinen», «Normaali» tai «Kun ehditään». Kun prosessi on valittu toimenpidetyypille, tyypin toimenpiteet kulkevat näiden tilojen kautta, ja näet toimenpidelistalta, missä vaiheessa kukin työ on.

Edellytykset

• Prosessit ovat käytössä Trackinno Pro- ja Enterprise-versioissa.
• Prosessien luonti ja muokkaus vaatii pääkäyttäjän oikeudet.

1) Prosessin luonti

1. Avaa oikean yläkulman valikosta Prosessit (ryhmä Toimenpiteet).
2. Paina Uusi prosessi.
3. Anna prosessille nimi ja paina Luo.

2) Tilojen määrittely

Prosessin tiedoissa on kolme saraketta: «Avoin», «Meneillään» ja «Valmis». Sarake kertoo, onko sen tiloissa oleva toimenpide avoin, työn alla vai valmis.

1. Paina sarakkeen alta Lisää uusi tila, kirjoita tilan nimi ja paina Lisää. Tila tallentuu heti.
2. Järjestä tiloja vetämällä ja paina Tallenna.
3. Nimeä tila uudelleen tai poista se tilan muokkauskuvakkeesta.

Huom! Lisää jokaiseen sarakkeeseen vähintään yksi tila.

Esimerkki vuosihuollon prosessista:

• Avoin: «Avoin», «Käsittelyssä»
• Meneillään: «Odottaa osia», «Meneillään»
• Valmis: «Valmis», «Valmis laskutettavaksi»

Asetukset-kohdassa määrität, mille päivälle lomakkeella luotu toimenpide ajoitetaan. Oletus on 14 päivää luontihetkestä. Valitse Mukautettu, jos haluat antaa oman päivien määrän.

3) Prosessin prioriteetit

Prosessin omilla prioriteeteilla kerrot, mitkä prosessin toimenpiteet hoidetaan ensin. Kun prosessilla on omia prioriteetteja, sen toimenpiteille voi valita vain niitä. Ilman omia prioriteetteja toimenpiteillä ovat käytössä yhteiset prioriteetit, joita hallitaan valikon kohdassa Toimenpiteen prioriteetit.

1. Avaa prosessi ja paina Toimenpiteen prioriteetit -osiossa Lisää uusi toimenpiteen prioriteetti.
2. Anna prioriteetille nimi ja valitse sille Väri.
3. Valitse tarvittaessa Prioriteetti on varoitus (ks. alla).
4. Paina Luo. Prioriteetti tallentuu heti.

Prioriteetin vieressä oleva numero on sen taso: mitä pienempi numero, sitä kiireellisempi prioriteetti. Taso määräytyy lisäysjärjestyksen mukaan, joten lisää prioriteetit kiireellisimmästä alkaen, esimerkiksi 1 «Kiireellinen», 2 «Normaali» ja 3 «Kun ehditään».

Muokkaa prioriteetin nimeä, väriä tai varoitusasetuksia muokkauskuvakkeesta tai poista prioriteetti roskakorikuvakkeesta. Muutokset tallentuvat heti.

Varoitusprioriteetti

Kun valitset Prioriteetti on varoitus, prioriteetti nostaa laitteen avoimet toimenpiteet esiin:

• Hälytyksen teksti (pakollinen) näytetään mobiilisovelluksessa, kun avaat laitteen, jolla on avoin toimenpide tällä prioriteetilla.
• Valitse laitteen tila tälle prioriteetille: laite on valitussa tilassa niin kauan kuin sillä on avoin toimenpide tällä prioriteetilla. Laitteen tila palautuu, kun toimenpide valmistuu tai sen prioriteetti vaihdetaan.

Varoitusprioriteetin vieressä näkyy kello-ikoni.

4) Prosessin valinta toimenpidetyypille

1. Avaa Toimenpidetyypit ja valitse toimenpidetyyppi.
2. Valitse kohtaan Prosessi luomasi prosessi ja paina Tallenna.

Tyypin nykyiset toimenpiteet siirtyvät automaattisesti vastaavan sarakkeen ensimmäiseen tilaan: avoimet «Avoin»-sarakkeeseen, työn alla olevat «Meneillään»-sarakkeeseen ja valmiit «Valmis»-sarakkeeseen. Uusi toimenpide saa oletuksena «Avoin»-sarakkeen ensimmäisen tilan.

Huom! Prosessi-kenttä näkyy toimenpidetyypin asetuksissa vasta, kun vähintään yksi prosessi on luotu.

5) Toimenpiteen tilan vaihto

• Työpöytäversio: avaa toimenpide ja valitse Tila-valikosta uusi tila.
• Useita kerralla: valitse toimenpiteet toimenpidelistalta, paina Massamuokkaus ja valitse uusi tila kohdassa Tila.
• Mobiilisovellus: valitse toimenpiteen toiminnoista Muokkaa toimenpiteen tilaa, valitse tila ja paina Tallenna.
• Lomakkeen täyttö: valitse tila lomakkeen tallennuksen yhteydessä. «Valmis»-sarakkeen tilat voi valita, kun lomakkeen pakolliset kentät on täytetty.

Huom! Mobiilisovelluksessa valmiin toimenpiteen tilaa ei voi vaihtaa. Tee siirto valmiista tilasta toiseen (esim. «Valmis» → «Valmis laskutettavaksi») työpöytäversiossa.

6) Toimenpiteiden seuranta tilan ja prioriteetin mukaan

Suodata toimenpidelistaa Tarkempi suodatus -toiminnolla: valitse suodattimeksi Tila ja sen jälkeen prosessi ja haluamasi tilat. Näet esimerkiksi kaikki «Valmis laskutettavaksi» -tilassa olevat toimenpiteet.

Samalla tavalla Prioriteetti-suodattimella näet esimerkiksi kaikki kiireelliset toimenpiteet. Prosessin omat prioriteetit näkyvät suodattimessa muodossa «Prosessi > Prioriteetti».

Vianetsintä

• Prosessit-valikkoa ei näy — prosessien hallinta vaatii pääkäyttäjän oikeudet, ja toiminto kuuluu Trackinno Pro- ja Enterprise-versioihin.
• Toimenpiteellä näkyvät vain tilat Avoin, Meneillään ja Valmis — prosessia ei ole valittu toimenpiteen tyypille (kohta 4), tai prosessin sarakkeesta puuttuu tila.
• Tilaa ei voi poistaa — tilassa on vielä toimenpiteitä, myös vanhoja valmiita. Etsi ne Tila-suodattimella (kohta 6) ja siirrä toiseen tilaan massamuokkauksella.
• Toimenpiteelle ei voi valita odotettua prioriteettia — kun prosessilla on omia prioriteetteja, sen toimenpiteille voi valita vain niitä. Lisää puuttuva prioriteetti prosessille (kohta 3).
• Laitteen tila vaihtui itsestään — laitteella on avoin toimenpide varoitusprioriteetilla (kohta 3). Tila palautuu, kun toimenpide valmistuu tai sen prioriteetti vaihdetaan.

Liittyvät ohjeet: Admicom Trackinno: Toimenpiteet, toimenpidetyypit ja lomakkeet, Admicom Trackinno: Toimenpidetyypin asetukset, Admicom Trackinno: Asentajan ohje, Trackinno-sovelluksen käyttö (kunnossapito)