Admicom Trackinno – Ulkoiset käyttäjät

Lyhyesti: ulkoinen käyttäjä on Trackinno-tunnus, joka annetaan oman organisaatiosi ulkopuoliselle henkilölle — esimerkiksi huoltokumppanille, urakoitsijalle tai asiakkaalle. Hän pääsee katsomaan sovittua kalustoa ja sen historiaa, tekemään toimenpidepyyntöjä ja täyttämään lomakkeita, mutta organisaation sisäinen tieto on rajattu häneltä pois.

Ulkoinen käyttäjä kirjautuu sovellukseen samalla tavalla kuin muutkin käyttäjät. Ero ei ole kirjautumisessa vaan siinä, mitä hän näkee sisään päästyään.

Sanastosta: tässä ohjeessa käytetään sanaa kalusto. Jos tilillänne on käytössä kunnossapidon sanasto, sama asia on käyttöliittymässä nimeltään laitteet. Ohje toimii molemmissa tapauksissa samalla tavalla.

Mitä ulkoinen käyttäjä näkee ja mitä ei

Ulkoisen käyttäjän näkymää rajataan kahdella eri tavalla. Kannattaa pitää ne mielessä erikseen, koska ne vastaavat eri kysymykseen.

• Mitä hän näkee — sisältöoikeudet. Käyttäjälle voidaan rajata näkyviin vain osa kalustosta ja toimenpiteistä — esimerkiksi yhden työmaan, kohteen tai asiakkaan kalusto. Rajaus tehdään useimmiten sijaintipaikkojen perusteella, vaihtoehtoisesti kategorian perusteella. Tämä on käytännössä tärkein asetus: ilman sitä ulkoinen käyttäjä näkee saman kaluston kuin kuka tahansa muukin käyttäjä.
• Mitä hän voi tehdä — rooli. Ulkoiselle käyttäjälle rooli rakennetaan tyypillisesti katselupainotteiseksi: hän näkee kaluston tiedot ja huoltohistorian, mutta ei lisää tai muokkaa tietoja. Tavallinen poikkeus on toimenpiteiden tekeminen — esimerkiksi vikailmoitus tai huoltopyyntö — ja niihin liittyvien lomakkeiden täyttäminen. Se, mitä juuri teidän ulkoinen roolinne sallii, määritellään roolia luotaessa.
• Sisäiset kommentit piilotetaan automaattisesti. Sisäinen kommentti on toimenpiteen ominaisuus: toimenpiteelle kirjattu sisäinen kommentti ei näy ulkoiselle käyttäjälle, eikä hän voi itse kirjoittaa sellaista. Sisäisiä kommentteja ei myöskään lähetetä ulkoisille käyttäjille ilmoituksina. Tämä on voimassa aina, ilman erillistä asetusta.

Huomio: kalustolle kirjoitettu kommentti ei ole sisäinen kommentti. Kaluston tietoihin kirjatut kommentit ovat tavallisia kommentteja, ja ulkoinen käyttäjä näkee ne, jos hänellä on pääsy kyseiseen kalustoon. Älä kirjaa kalustolle mitään, mitä et halua ulkoisen kumppanin lukevan.

Edellytykset

• Ominaisuuden tulee kuulua sopimukseenne. Ulkoiset käyttäjät sisältyvät esimerkiksi Trackinno Pro -pakettiin. Mikäli toiminto kuuluu sopimukseenne mutta ei näy tilillänne, olkaa yhteydessä tukipalveluun osoitteessa sovellustuki@admicom.fi.
• Tilillä on oltava ulkoisille käyttäjille tarkoitettu rooli. Rooli ja sen asetukset luodaan tukipalvelun kautta, eivätkä ne ole muokattavissa tilin omalta roolisivulta.
• Roolin antaminen käyttäjälle onnistuu tilin pääkäyttäjältä.

1) Ulkoisen roolin antaminen käyttäjälle ja sisällön näkyvyyden rajaaminen

Kun rooli on olemassa, annat sen käyttäjälle samalla tavalla kuin minkä tahansa muun roolin:

1. Avaa käyttäjälista työpöytäversiossa. Valitse olemassa oleva käyttäjä tai lisää uusi oikean yläkulman Uusi käyttäjä -painikkeesta. Käyttäjien lisääminen onnistuu vain pääkäyttäjältä.
2. Valitse käyttäjän tiedoista ulkoisille käyttäjille tarkoitettu rooli — se on yleensä nimeltään «External» tai «Ulkoinen käyttäjä».
3. Rajaa samalla, mitä kalustoa ja toimenpiteitä hänen kuuluu nähdä. Tämä tehdään käyttäjän tiedoissa kohdasta Sisältöoikeudet.
4. Tallenna muutokset.

Käyttäjästä tulee ulkoinen heti kun rooli on tallennettu — erillistä kytkintä ei tarvitse etsiä. Käyttäjälistassa näet External-sarakkeesta, ketkä tilin käyttäjistä ovat ulkoisia.

Huom! Anna ulkoiselle käyttäjälle vain tämä yksi rooli. Jos hänellä on samaan aikaan jokin tavallinen käyttäjärooli, roolien oikeudet lasketaan yhteen ja hän voi päätyä näkemään enemmän kuin oli tarkoitus.

Kaluston ja toimenpiteiden näkyvyys rajataan sisältöoikeuksilla, ja käytännössä rajaus tehdään useimmiten sijaintipaikkojen perusteella: käyttäjälle valitaan ne sijaintipaikat, joissa oleva kalusto hänelle näytetään. Vaihtoehtona on rajata kategorian perusteella. Seuraavassa osiossa kerrotaan, mitä rajauksesta on hyvä tietää; vaihe vaiheelta etenevät asetusohjeet löydät ohjeesta Admicom Trackinno: Sisältöoikeudet (kaluston ja toimenpiteiden näkyvyyden rajaaminen).

2) Näkyvän sisällön rajaaminen

Useimmiten ulkoiselle käyttäjälle halutaan näyttää vain osa kalustosta — esimerkiksi yhden työmaan tai yhden asiakkaan kalusto. Tämä tehdään sisältöoikeuksilla, jotka asetetaan käyttäjäkohtaisesti. Asetukset ja niiden vaihtoehdot on kuvattu erillisessä ohjeessa: Admicom Trackinno: Sisältöoikeudet (kaluston ja toimenpiteiden näkyvyyden rajaaminen).

Tärkeää: ulkoisen käyttäjän roolissa sisältöoikeudet voivat olla pakotettuina päälle. Silloin käyttäjä näkee vain sen sisällön, joka on hänelle sisältöoikeuksissa valittu — eikä rajausta voi kytkeä pois hänen omista asetuksistaan.

Tämä tarkoittaa myös, että uusi ulkoinen käyttäjä näkee aluksi tyhjän näkymän. Se ei ole vika: sisältöä alkaa näkyä vasta kun hänen sisältöoikeuksiinsa on valittu sijaintipaikat tai kategoriat, joiden kaluston hänen kuuluu nähdä. Tee tämä valinta heti roolin antamisen jälkeen, ennen kuin kerrot käyttäjälle että tunnus on valmis.

Huomioitavaa

• Testaa ennen laajaa käyttöönottoa. Voit tehdä testin itse: luo ulkoinen käyttäjä omalla toisella sähköpostiosoitteellasi, kirjaudu sillä sisään ja katso mitä näkyy. Vaihtoehtoisesti pyydä ensimmäistä ulkoista käyttäjää kertomaan, mitä hän näkee. Näin huomaat heti, jos rajaus on liian tiukka tai liian löysä.
• Sisältöoikeudet eivät rajaa käyttöjä ja varauksia. Rajaus koskee kalustoa, toimenpiteitä, sijaintipaikkoja ja tilauksia. Jos ulkoisen käyttäjän ei ole tarkoitus nähdä käyttöjä tai varauksia lainkaan, varmista ettei roolissa ole niihin oikeutta.
• Ulkoinen käyttäjä voi silti nähdä yksittäisen kohteen rajauksen ohi, jos hänet on lisätty jäseneksi toimenpiteelle, jonka kohteena kyseinen kalusto on. Tämä on sama käyttäytyminen kuin sisältöoikeuksilla yleensä.
• Roolin muutokset koskevat kaikkia roolin käyttäjiä. Jos haluat yhdelle ulkoiselle käyttäjälle eri oikeudet kuin muille, pyydä tukipalvelusta oma rooli häntä varten.

Jos jokin ei toimi

• Ulkoinen käyttäjä ei näe mitään kirjautumisen jälkeen — sisältöoikeuksien rajausta ei ole asetettu. Tarkista, että hänelle on valittu sijaintipaikat tai kategoriat.
• Ulkoinen käyttäjä näkee enemmän kuin pitäisi — tarkista, ettei hänellä ole roolia toisen roolin lisäksi. Roolien oikeudet lasketaan yhteen.
• Käyttäjälistassa ei näy External-saraketta — ominaisuutta ei ole kytketty tilille. Olkaa yhteydessä tukipalveluun.
• Sisäinen kommentti näkyi ulkoiselle käyttäjälle — tarkista kaksi asiaa. Oliko tieto kirjattu toimenpiteelle sisäisenä kommenttina vai tavallisena kommenttina? Tavalliset kommentit näkyvät kaikille, joilla on pääsy kyseiseen toimenpiteeseen. Oliko tieto kirjattu kalustolle? Kaluston kommentit ovat aina tavallisia kommentteja — sisäistä kommenttia voi kirjoittaa vain toimenpiteelle.

Liittyvät ohjeet: Admicom Trackinno: Sisältöoikeudet (kaluston ja toimenpiteiden näkyvyyden rajaaminen) · Admicom Trackinno: UKK, tukipalvelu