Admicom Trackinno: Käyttäjien lisääminen ja kutsuminen
Kenelle: pääkäyttäjä · Missä: työpöytäversio
Kun organisaatiosi ottaa Trackinnon käyttöön, Admicom kutsuu ensin vain pääkäyttäjät. Pääkäyttäjänä päätät, ketkä muut saavat pääsyn ja mitä kukin saa tehdä: lisäät käyttäjät, annat heille roolit ja lähetät kutsut. Teet saman aina, kun organisaatioosi tulee uusi käyttäjä.
Käyttäjän lisääminen etenee näissä vaiheissa:
- Uuden käyttäjän lisääminen – käyttäjä, rooli ja kutsu kerralla
- Olemassa olevan käyttäjän kutsuminen Trackinnoon – esimerkiksi Ultiman käyttäjät, usealle kerralla massamuokkauksella
- Kutsun tilan tarkistus
Vaiheiden tarkemmat ohjeet avautuvat napauttamalla ohjeen nimeä, esimerkiksi «Näytä työpöytäohje».
Edellytykset #
- Olet kirjautunut Trackinnon työpöytäversioon. Ohje: Admicom Trackinno: Kirjautuminen ja mobiilisovelluksen asennus.
Uuden käyttäjän lisääminen #
Lisää käyttäjä, joka ei vielä näy Trackinnon käyttäjälistalla, ja lähetä hänelle kutsu. Jos käyttäjä on jo listalla, esimerkiksi Ultiman käyttäjä, kutsu hänet kohdan Olemassa olevan käyttäjän kutsuminen Trackinnoon mukaan.
Näytä työpöytäohje
- Avaa vasemman reunan päävalikosta Käyttäjät.
- Valitse Uusi käyttäjä.
- Kirjoita Sähköposti, Etunimi ja Sukunimi. Kutsu lähetetään tähän sähköpostiosoitteeseen.
- Valitse kohdassa Roolit käyttäjälle rooli.
- Valitse Luo. Uuden käyttäjän tiedot avautuvat.
- Valitse kohdassa Admicom Identity kutsut Lähetä kutsu ja vahvista valitsemalla Lähetä kutsu.
Lopputulos: Käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun, jonka otsikko alkaa organisaatiosi nimellä: «… käyttäjäkutsu Trackinno-palveluun». Kutsu näkyy kohdassa Admicom Identity kutsut tilassa «Avoin».
Olemassa olevan käyttäjän kutsuminen Trackinnoon #
Organisaatiosi Ultiman käyttäjät näkyvät Trackinnon käyttäjälistalla automaattisesti, mutta he pääsevät Trackinnoon vasta, kun annat heille roolin ja lähetät heille kutsun. Samoin kutsut muut listalla jo olevat käyttäjät, usealle kerralla massamuokkauksella.
Näytä työpöytäohje: yksi käyttäjä
- Avaa vasemman reunan päävalikosta Käyttäjät. Hae käyttäjä tarvittaessa Pikasuodatus...-kentällä nimellä tai sähköpostiosoitteella.
- Avaa käyttäjän tiedot klikkaamalla hänen nimeään.
- Valitse kohdassa Roolit käyttäjälle rooli, jos sitä ei ole vielä valittu.
- Jos käyttäjä on siirtynyt Ultimasta, valitse kohdassa Ilmoitukset Lähetä sähköposti-ilmoituksia ja tarvittaessa Lähetä push ilmoituksia. Ultimasta siirtyneen käyttäjän ilmoitukset ovat oletuksena pois päältä.
- Valitse Tallenna.
- Valitse kohdassa Admicom Identity kutsut Lähetä kutsu ja vahvista valitsemalla Lähetä kutsu.
Lopputulos: Käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun, jonka otsikko alkaa organisaatiosi nimellä: «… käyttäjäkutsu Trackinno-palveluun». Kutsu näkyy kohdassa Admicom Identity kutsut tilassa «Avoin», ja rooli on voimassa heti, kun käyttäjä kirjautuu.
Näytä työpöytäohje: usealle käyttäjälle kerralla
- Avaa vasemman reunan päävalikosta Käyttäjät.
- Valitse listalta käyttäjät, joille annat saman roolin.
- Avaa Massamuokkaus ja valitse Muokkaa.
- Valitse Ominaisuus-kentästä Lisää rooleja, valitse rooli ja valitse Tallenna. Jos käyttäjille tulee eri roolit, tee vaiheet 2–4 erikseen kullekin roolille.
- Varmista, että käyttäjät ovat yhä valittuina, avaa Muut toimenpiteet ja valitse Lähetä kutsu (Admicom Identity).
- Vahvista valitsemalla Lähetä kutsu.
- Jos käyttäjät ovat siirtyneet Ultimasta, kytke heidän ilmoituksensa päälle käyttäjän tiedoissa edellisen ohjeen vaiheen 4 mukaan. Ultimasta siirtyneen käyttäjän ilmoitukset ovat oletuksena pois päältä.
Lopputulos: Trackinno näyttää ilmoituksen «Sähköpostien lähetys onnistui», ja jokainen valittu käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun, jonka otsikko alkaa organisaatiosi nimellä: «… käyttäjäkutsu Trackinno-palveluun».
Kutsun tilan tarkistus #
Kutsun tila näkyy käyttäjän tiedoissa kohdassa Admicom Identity kutsut, ja kutsu on voimassa 7 vuorokautta. Jokaisesta kutsusta näkyvät sarakkeet Tila, Luotu, Hyväksytty ja Vanhentuu.
| Tila | Merkitys | Mitä teet |
|---|---|---|
| «Avoin» | Kutsu on lähetetty, mutta käyttäjä ei ole vielä hyväksynyt sitä. | Muistuta käyttäjää. Kutsu on voimassa Vanhentuu-sarakkeen ajankohtaan asti. |
| «Hyväksytty» | Käyttäjä on hyväksynyt kutsun. | Ei toimenpiteitä. |
| «Vanhentunut» | Käyttäjä ei hyväksynyt kutsua 7 vuorokauden kuluessa. | Lähetä uusi kutsu. |
Vanhentuu-sarake näyttää kutsulinkin viimeisen voimassaoloajan. Kun kutsu on hyväksytty, mennyt päivämäärä ei haittaa: hyväksytty kutsu pysyy voimassa, eikä käyttäjän tarvitse hyväksyä sitä uudelleen.
Hyvä tietää #
- Yksi henkilö, yksi käyttäjä. Sähköpostiosoite voi olla vain yhdellä Trackinno-käyttäjällä. Jos henkilö on jo käyttäjänä toisella Trackinno-tilillä, johon sinulla on pääsy, valitse hänelle rooli ja paina Kutsu käyttäjä, niin olemassa oleva käyttäjä lisätään tälle tilille.
- Näkyvyyden rajaaminen. Trackinno Pro- ja Enterprise-versioissa voit rajata, mitä käyttäjä näkee: Admicom Trackinno: Sisältöoikeudet (kaluston ja toimenpiteiden näkyvyyden rajaaminen).
Jos jokin ei toimi #
- Ultiman käyttäjä ei näy listalla: siirto tapahtuu yöllä, ja vain organisaatiosi Ultiman käyttäjät siirtyvät. Lisää käyttäjä itse kohdan Uuden käyttäjän lisääminen mukaan.
- Lisääminen päättyy ilmoitukseen «Käyttäjä on olemassa jo toisella tilillä.»: sähköpostiosoitteella on käyttäjä Trackinno-tilillä, johon sinulla ei ole pääsyä. Ota yhteyttä Admicomin sovellustukeen osoitteeseen sovellustuki@admicom.fi.
- Käyttäjä ei saa ilmoituksia: Ultimasta siirtyneen käyttäjän ilmoitukset ovat oletuksena pois päältä. Kytke ne päälle kohdan Olemassa olevan käyttäjän kutsuminen Trackinnoon mukaan.
Kutsuttu käyttäjä ei pääse kirjautumaan #
- Kutsu on hyväksymättä tai vanhentunut. Tarkista kutsun tila kohdan Kutsun tilan tarkistus mukaan. Jos tila on «Vanhentunut», lähetä uusi kutsu.
- Käyttäjältä puuttuu rooli. Kirjautuminen onnistuu, mutta käyttäjä näkee ilmoituksen «Oikeudet puuttuvat». Aseta rooli ja pyydä käyttäjää lataamaan sivu uudelleen tai käynnistämään mobiilisovellus uudelleen.
- Käyttäjä kirjautui ennen kutsun hyväksymistä. Käyttäjälistalla näkyy samasta henkilöstä kaksi riviä, joista uudemmalla ei ole roolia. Ota yhteyttä sovellustukeen.
- Kirjautuminen päättyy ilmoitukseen «Tuntematon käyttäjä». Lähetä uusi kutsu ja pyydä käyttäjää hyväksymään se. Jos ilmoitus näkyy yhä, ota yhteyttä sovellustukeen.
Jos syy ei selviä, ota yhteyttä Admicomin sovellustukeen osoitteeseen sovellustuki@admicom.fi ja kerro käyttäjän sähköpostiosoite sekä hänen näkemänsä ilmoitus sanatarkasti.
Katso myös #
- Admicom Trackinno: Kirjautuminen ja mobiilisovelluksen asennus – kutsutun käyttäjän ohje kutsun hyväksymiseen ja kirjautumiseen
- Admicom Trackinno: Sisältöoikeudet (kaluston ja toimenpiteiden näkyvyyden rajaaminen)
- Admicom Trackinno – Ulkoiset käyttäjät
- Admicom Trackinno: Ultima integraation esittely