Admicom Trackinno – Kategoriat, laitetyypit ja laitteet (kunnossapito)

Lyhyt yleiskuvaus: kunnossapidossa Trackinnon laiterekisteri rakentuu kolmesta käsitteestä: kategoriat, laitetyypit ja laitteet. Lisäksi laitteen alle voi perustaa alalaitteita, eli huollettavia osia ja komponentteja. Kun rakenne on kunnossa, huoltohistoria kertyy oikealle tasolle ja laitteet löytyvät helposti sekä työpöytäversiosta että mobiilista.

Huom! Tämä ohje käyttää kunnossapidon sanastoa (laite, laitetyyppi, alalaite). Jos omassa Trackinnossasi puhutaan kalustoriveistä ja nimikkeistä, lue sen sijaan ohje Kategoriat, nimikkeet ja kalustorivit. Kyse on samasta toiminnosta eri nimillä.

Edellytykset

• Kategorioiden ja laitetyyppien luonti on tyypillisesti pääkäyttäjän tai työnjohdon tehtävä. Jos et näe luontipainikkeita, käyttäjäroolillasi ei ole oikeutta niihin.
• Alalaitteiden käyttö on erikseen käyttöön otettava ominaisuus. Jos laitteen tiedoissa ei näy Alalaitteet-välilehteä eikä Uusi alalaite-painiketta, ota yhteyttä Admicomin tukeen niin ominaisuus kytketään päälle.
• Suositus: mieti kategoriarakenne ja laitetyyppien nimeämistapa valmiiksi ennen kuin alat perustaa laitteita. Rakenteen muuttaminen jälkikäteen on työläämpää kuin sen tekeminen kerralla oikein.

1) Rakenne pähkinänkuoressa

Rakenne etenee yleisestä yksittäiseen:

• Kategoria – ryhmittelee laitteet kokonaisuuksiin, esimerkiksi «Kylmälaitteet» tai «Ilmanvaihtokoneet». Kategoriat voivat olla monitasoisia: «Kylmälaitteet» voi sisältää alakategorian «Ilmalämpöpumput».
• Laitetyyppi – kertoo mikä laite on kyseessä, eli valmistajan ja mallin. Laitetyyppi kuuluu aina johonkin kategoriaan. Laitetyypille tallennetut tiedot ovat yhteisiä kaikille sen laitteille.
• Laite – yksittäinen fyysinen huollettava laite, jolla on oma tunniste, sarjanumero, sijainti ja oma huoltohistoria. Laite kuuluu aina yhteen laitetyyppiin ja sitä kautta kategoriaan.
• Alalaite – laitteen alle perustettu huollettava osa tai komponentti, esimerkiksi puhallinmoottori tai pumppu. Alalaite on täysin oma laite: sillä on oma laitetyyppi, oma tunniste, oma tagi ja oma huoltohistoria.

Nyrkkisääntö: jos tieto on sama kaikilla saman mallin laitteilla, se kuuluu laitetyypille. Jos tieto on juuri tälle yksittäiselle laitteelle ominainen, se kuuluu laitteelle.

2) Kategoriat

Kategoriat ovat laiterekisterin kansiorakenne. Ne auttavat rajaamaan hakuja, ryhmittelemään raportointia ja selaamaan laitteita mobiilissa: mobiilisovelluksessa laitteita haetaan usein juuri kategoriapuun kautta.

• Käytä kategorioita laitelajin mukaan (kylmälaitteet, ilmanvaihto, nosto-ovet, paloturvallisuus), ei asiakkaan tai sijainnin mukaan – asiakas ja sijainti tulevat laitteelle sijaintipaikan kautta.
• Kategoriat voivat olla monitasoisia. Pidä tasot silti maltillisina: kaksi tai kolme tasoa riittää lähes aina.
• Moni asetus kannattaa määritellä kategoriakohtaisesti. Esimerkiksi toimenpiteiden lomakkeet voidaan tehdä erilaisiksi eri kategorian laitteille, eli ilmalämpöpumpun huoltolomake voi olla eri kuin nosto-oven.

3) Laitetyypit

Laitetyyppi vastaa käytännössä valmistajan mallia. Sille tallennetaan tiedot, jotka pätevät kaikkiin saman mallin laitteisiin:

• valmistaja ja malli
• laitteen kuva
• hankintahinta ja muut hintatiedot
• huolto-ohjelma, joka voidaan kytkeä laitetyyppiin
• laitetyypin lisätietokentät, jotka periytyvät kaikille laitteille
• vastuuhenkilöt, joille lähtevät ilmoitukset lähestyvistä toimenpiteistä
• liitteet, esimerkiksi huolto- ja käyttöohjeet, jotka näkyvät kentällä kaikilla saman mallin laitteilla

Nimeä laitetyypit johdonmukaisesti. Hyväksi todettu käytäntö on <Valmistaja> <Malli>:

• Oikein: Panasonic HZ25XKE, Mitsubishi MSZ-LN25, Daikin Perfera FTXM25
• Vältä: «Ilmalämpöpumppu», «Pumppu», «Mitsubishi» – nämä eivät yksilöi mallia, ja laiterekisteri menee sekaisin heti kun samasta laitelajista on toinen malli.

Laitetyypillä määritellään myös, ovatko sen laitteet yksilöityjä vai saldollisia. Huollettavat laitteet ovat aina yksilöityjä. Saldollisuus on tarkoitettu tarvikkeille, joita seurataan kappalemäärinä (esimerkiksi suodattimet tai kiinnitystarvikkeet). Huom! Jos käytössäsi on Ultima-integraatio, varaosien ja tarvikkeiden hallinta tehdään Ultimassa, eikä saldollisia rivejä kannata perustaa Trackinnoon.

4) Laitteet

Laite on yksittäinen huoltokohde. Laitteelle tallennetaan sen omat, yksilölliset tiedot:

• tunniste, jonka Trackinno ehdottaa juoksevana numerona tai jonka voit antaa itse
• sarjanumero ja muut yksilöivät tiedot
• sijainti – kunnossapidossa tämä on tyypillisesti asiakas tai asiakkaan kohde, jossa laite sijaitsee. Tämä on kunnossapidon kannalta yksi tärkeimmistä tiedoista – ks. seuraava kohta
• tagi eli laitteeseen kiinnitetty QR- tai NFC-tarra, jonka lukemalla kentällä pääsee suoraan oikean laitteen tietoihin ja kirjaamaan huollon
• hankinta- ja huoltopäivät, huolto-ohjelma ja toistuvat toimenpiteet
• oma huoltohistoria, aikajana ja liitteet

Laitteen tiedoissa näkyvät myös avoimet toimenpiteet, eli kuinka monta huoltoa tai vikailmoitusta laitteelle on tulossa.

Huollot aikataulutetaan laitteelle. Voit lisätä laitteelle toistuvan toimenpiteen, esimerkiksi tarkastuksen kerran kuukaudessa – tai valita useita laitteita listalta ja lisätä toistuvan toimenpiteen niille kerralla. Laajemmat huoltokokonaisuudet kannattaa tehdä huolto-ohjelmana ja ottaa se käyttöön laitteelle, jolloin laite saa oman seuraavan huoltoajankohtansa. Huolto-ohjelmien tekeminen on kuvattu ohjeessa Huolto-ohjelmat.

Sijainti kertoo, kenen laite on

Kalustonhallinnassa sijaintipaikat ovat tyypillisesti varastoja, työmaita ja toimistoja. Kunnossapidossa sijaintipaikka on useimmiten asiakas tai asiakkaan kohde, jossa huollettava laite fyysisesti on. Laite ei liiku juuri minnekään – oleellista on tietää, kenen laite se on.

Kun laitteet on kohdistettu asiakkaille ja kohteille, saat asiakaskohtaisen laitelistan kahdella tavalla:

• Sijaintipaikkojen kautta. Laitelistalla on Sijaintipaikat-näkymä ja mobiilisovelluksessa vastaava Sijainnit-välilehti. Sieltä valitset asiakkaan tai kohteen ja näet suoraan sen laitteet – sekä sen, montako avointa toimenpidettä siellä odottaa.
• Suodattamalla laitelistaa sijaintipaikan mukaan. Usein käytetyn rajauksen voi tallentaa pikavalinnaksi, jolloin asiakkaan laitelista on yhden klikkauksen päässä.

Sijaintipaikkojen keskinäinen rakenne määritellään sijaintipaikkatyypeillä: esimerkiksi asiakas ylimpänä ja sen alla asiakkaan kohteet.

Jos käytössäsi on Ultima-integraatio

Ultima-asiakkailla sijaintipaikkoja ei tarvitse perustaa käsin: Ultiman asiakkaat, kohteet ja työtilaukset tuodaan Trackinnon sijaintipaikkalistalle valmiina hierarkiana:

• Asiakas – Ultiman asiakas
• Projekti – tämä on Ultiman kohde. Trackinnossa sijaintipaikkatyypin nimi on Projekti, vaikka Ultimassa puhutaan kohteesta. Sama asia eri nimellä – tämä sekoittaa usein.
• Työtilaus – Ultiman työtilaus kohteen alla

Tiedot päivittyvät Ultimasta kerran vuorokaudessa yön aikana. Lisäksi kohteen voi avata Ultimasta suoraan Trackinnoon, jolloin sijaintipaikka syntyy heti – Trackinnosi asetuksista riippuen kohteet tuodaan joko kaikki automaattisesti tai vasta kun ne avataan Ultimasta.

Kun laitteet on kohdistettu asiakkaan kohteelle, asiakkaalle voidaan halutessa antaa omat tunnukset Trackinnoon niin, että hän näkee vain omat laitteensa ja niiden huoltohistorian. Näkyvyyden rajaaminen on kuvattu ohjeessa Sisältöoikeudet.

Huom! Alalaitteen sijainti on aina sen päälaite, ei asiakas. Jos asetat alalaitteelle erikseen asiakassijainnin, se irtoaa päälaitteen alta omaksi laitteekseen. Asiakaskohtaisessa listauksessa näkyy siis päälaite, ja sen alalaitteet löytyvät laitteen tiedoista.

5) Alalaitteet – laitteen sisällä olevat huoltokohteet

Kunnossapidossa laiterekisteri on usein hierarkkinen: huollettava kokonaisuus koostuu osista, joita huolletaan omilla väleillään ja joiden historia halutaan nähdä erikseen. Tähän käytetään alalaitteita.

Esimerkki kylmälaitehuollosta:

• Ilmalämpöpumppu (päälaite – tämä on huoltosopimuksen kohde)
  • Ulkoyksikkö (alalaite – oma tarkastusväli ja oma huoltohistoria)
    • Puhallinmoottori (alalaitteen alalaite – vaihdettava osa)
  • Sisäyksikkö (alalaite)

Sama rakenne toimii myös isommissa kokonaisuuksissa: esimerkiksi tuotantolinja päälaitteena, sen alla yksittäinen kone ja edelleen sen pumppu omana alalaitteenaan.

Mitä alalaitteilla saa

• Oma huoltohistoria ja elinkaari joka tasolla. Näet erikseen, mitä juuri sille pumpulle on tehty ja milloin sen seuraava huolto on.
• Toimenpiteet mille tahansa tasolle. Huollon, vikailmoituksen tai tarkastuksen voi kohdistaa päälaitteelle tai yksittäiselle alalaitteelle.
• Oma tagi. QR- tai NFC-tarra voidaan kiinnittää myös alalaitteeseen, jolloin kentällä luetaan suoraan sen komponentin tiedot.
• Osan vaihto onnistuu. Kun komponentti vaihdetaan, vanha alalaite voidaan siirtää pois ja uusi tuoda tilalle – historia jää talteen molemmille.
• Elinkaarikustannukset. Kun toimenpiteille kirjataan työtunteja ja varaosia, kustannukset kertyvät sille tasolle, jolle työ on kirjattu.

Alalaitteen perustaminen

1. Avaa laite, jonka alle haluat alalaitteen.
2. Valitse Alalaitteet-välilehti.
3. Paina Uusi alalaite.
4. Valitse alalaitteelle laitetyyppi ja täytä sen tiedot samalla tavalla kuin tavalliselle laitteelle. Sijainniksi asettuu automaattisesti päälaite.

Voit myös siirtää jo olemassa olevan laitteen toisen laitteen alle vaihtamalla sen sijainnin päälaitteeksi.

Huom! Hierarkiassa sallitaan korkeintaan kolme tasoa (laite → alalaite → alalaitteen alalaite). Jos yrität siirtää laitetta sellaisen laitteen alle, jolla on jo kaksi alempaa tasoa, Trackinno estää siirron.

Alalaitteet listanäkymässä

Laitelistan näkymäasetuksista voit valita, näytetäänkö alalaitteet listalla omina riveinään vai piilotetaanko ne (Piilota alalaitteet). Päälaitteen tiedoissa alalaitteet näkyvät aina omalla välilehdellään. Laitteen aikajanalla on lisäksi valinta Näytä tapahtumat alalaitteille, jolla saat päälaitteen aikajanalle myös sen alalaitteiden tapahtumat.

6) Esimerkki: kylmälaitehuolto

Rakenne etenee näin:

1. Kategoria: Kylmälaitteet → Ilmalämpöpumput
2. Laitetyyppi: Panasonic HZ25XKE (valmistaja Panasonic, malli HZ25XKE, hankintahinta, huolto-ohjelma)
3. Laite: sarjanumero S123-435, tagi kiinnitetty laitteeseen, sijainti asiakkaan kohteessa, viimeisin huolto 12.5.2025
4. Alalaite: ulkoyksikkö, jolle on oma toistuva tarkastus

Samasta laitetyypistä «Panasonic HZ25XKE» voi olla kymmeniä laitteita eri kohteissa. Kun huoltoväli tai käyttöohjeen liite päivitetään laitetyypille, se koskee kaikkia niitä.

7) Näin rakennat laiterekisterin

1. Luo kategoriat laitelajien mukaan.
2. Luo laitetyypit kategorioiden alle muodossa <Valmistaja> <Malli>. Täytä samalla hintatiedot, liitteet, lisätietokentät ja vastuuhenkilöt.
3. Luo laitteet laitetyyppien alle: sarjanumero, sijainti ja tagi.
4. Lisää alalaitteet niille laitteille, joiden osia huolletaan erikseen.
5. Kiinnitä tagit laitteisiin ja alalaitteisiin, jotta kentällä kirjaaminen käy lukemalla tarra.
6. Aseta toistuvat toimenpiteet ja ota huolto-ohjelmat käyttöön laitteille ja alalaitteille – sille tasolle, jota huolto todella koskee.

Vinkit

• Yksi malli, yksi laitetyyppi. Älä perusta samasta mallista useaa laitetyyppiä eri kirjoitusasuilla – raportointi hajoaa.
• Älä käytä laitetyyppiä sijainnin kertomiseen. Sijainti kuuluu laitteelle, ei tyypin nimeen.
• Perusta alalaite vain, jos sitä huolletaan erikseen. Jos komponentille ei koskaan kirjata omaa huoltoa, se kannattaa jättää päälaitteen tiedoksi tai lisätietokentäksi.
• Kirjaa huolto sille tasolle, jota työ koski. Näin historia ja elinkaarikustannukset pysyvät oikeina.

Vianetsintä / usein kysytyt

• Laite ei näy laitelistalla – tarkista ensin aktiiviset suodattimet ja hae tunnisteella. Jos laite on siirretty toisen laitteen alle, se voi olla piilossa Piilota alalaitteet-asetuksen takia.
• Uusi alalaite -painike puuttuu – alalaitteiden käyttö ei ole päällä Trackinnossasi, tai käyttäjäroolillasi ei ole oikeutta luoda laitteita. Ota yhteyttä Admicomin tukeen.
• Laitetta ei voi siirtää toisen laitteen alle – hierarkiassa on jo kolme tasoa. Siirrä laite ylemmälle tasolle tai tee rakenteesta matalampi.
• Muutos näkyi kaikilla saman mallin laitteilla – muokkasit laitetyyppiä, jonka tiedot (nimi, kuva, liitteet, lisätietokentät) ovat yhteisiä kaikille sen laitteille. Yhtä laitetta koskeva tieto tallennetaan laitteelle itselleen.
• Laitteelle ei tule huoltoja, vaikka laitetyypillä on huolto-ohjelma – huolto-ohjelma pitää ottaa käyttöön laitteelle, jotta sille syntyy seuraava huoltoajankohta.
• Sama laite on rekisterissä kahdesti – tarkista, onko sama fyysinen laite luotu sekä omana laitteena että alalaitteena.
• Asiakkaan laitteet eivät näy sijaintipaikan alla – laitteille ei ole asetettu sijaintia, tai kyseessä on alalaite, jonka sijainti on päälaite eikä asiakas.
• Ultiman kohdetta ei löydy sijaintipaikkalistalta – tiedot päivittyvät yön aikana, joten tänään Ultimaan luotu kohde näkyy huomenna. Saat kohteen heti käyttöön avaamalla sen Ultimasta Trackinnoon. Muista myös, että Ultiman kohde on Trackinnossa Projekti.

Liittyvät ohjeet:

• Kategoriat, nimikkeet ja kalustorivit – sama rakenne kalustonhallinnan sanastolla
• Kalustorivin luonti – laitteen luonti vaihe vaiheelta
• Huolto-ohjelmat
• Toimenpiteet, toimenpidetyypit ja lomakkeet
• Tietokentät
• Sisältöoikeudet