Admicom Trackinno – Käytöt ja varaukset

Kenelle: pääkäyttäjä, työnjohtaja ja kenttäkäyttäjä · Missä: työpöytäversio ja mobiilisovellus

Käyttöjen ja varausten hyödyt arjessa #

• Vähemmän etsimistä. Näet heti, missä kalusto on ja kenellä se on, eikä sijaintia tarvitse selvittää soittamalla tai viestittelemällä.
• Vähemmän hävikkiä. Kun jokaisesta käytöstä tiedetään, kuka kaluston on ottanut, kalustoa katoaa vähemmän.
• Kaluston käytön suunnittelu. Varauksista ja aikataulunäkymästä näet, mihin ja milloin kalusto on varattu, eikä samaa kalustoa voi varata kahteen paikkaan yhtä aikaa.
• Käyttöhistoria laskutuksen ja hankintojen tueksi. Näet, missä, kenellä ja kuinka kauan kalusto on ollut. Tieto helpottaa työmaa- ja vuokralaskutusta ja auttaa arvioimaan, kuinka paljon kalustoa todella tarvitaan.

Näin käytöt toimivat #

Kentällä käytöistä puhutaan myös kaluston kuittaamisena käyttöön ja palauttamisena varastolle. Kunnossapidossa kalustoa kutsutaan laitteiksi.

• Käyttö kertoo, kenelle tai minne kalusto otettiin (sijainti), milloin käyttö alkoi ja milloin se päättyy. Samassa käytössä voi olla useita kalustorivejä.
• Varaus tarkoittaa, että kalusto varataan etukäteen tietylle sijainnille ja aikavälille, esimerkiksi tulevalle työmaalle. Kun varauksen alkuaika koittaa, kalusto otetaan käyttöön varauksen mukaisesti. Siihen asti kaluston tila on «Varattu», eikä sen sijainti vielä muutu. Samaa kalustoa ei voi varata päällekkäin.
• Palautus päättää käytön. Palautuksessa valitaan palautuspaikka, esimerkiksi varasto, ja siitä tulee kaluston sijainti.

Kaluston sijainti seuraa käyttöjä: kun kalusto otetaan käyttöön, sen sijainniksi vaihtuu käytön sijainti. Siksi kaluston sijaintia ei yleensä vaihdeta käsin. Kalusto otetaan sen sijaan käyttöön tai palautetaan toiseen sijaintiin.

Käytön tilat #

Punainen Myöhässä-merkki käytön loppuajan vieressä ei ole oma tilansa. Se kertoo, että loppuaika on mennyt eikä kalustoa ole palautettu.

Näin käyttö syntyy #

• Käsin työpöytäversiossa tai mobiilisovelluksessa Käytöt-näkymän Uusi käyttö -painikkeella, työpöytäversion kalustolistan aikataulunäkymässä tai mobiilisovelluksessa kaluston kalenterista. Samalla tavalla tehdään myös varaukset ja jälkikäteen kirjattavat käytöt.
• Tagin luvulla mobiilisovelluksessa: luet kaluston QR- tai NFC-tagin ja valitset Suorita toimenpide → Ota käyttöön, tai luet usean kaluston tagit kerralla Skannaa tageja -näkymässä.
• Akkukäyttöisen tukiaseman kautta: kun kalustossa on aktiivikalustotagi ja sijaintipaikkaan on linkitetty akkukäyttöinen tukiasema, Trackinno voi palauttaa kaluston tukiaseman sijaintipaikkaan tai ottaa sen käyttöön ilman käsin tehtyä kuittausta.
• Ajoneuvopaikantimen tukiaseman kautta: ajoneuvopaikannin toimii myös tukiasemana. Kun ajoneuvo on liikkeellä, paikannin ottaa havaitsemansa kaluston käyttöön ajoneuvolle.
• Tilausten kautta: tilauksen keräily, asennus ja palautus luovat ja päättävät käyttöjä. Tilaukseen liittyvät käytöt hoidetaan tilauksen kautta.

Sijainti ja sijaintipaikka: mikä ero? #

«Sijainti» kertoo, kenellä tai missä kalusto on. Se voi olla esimerkiksi käyttäjä tai sijaintipaikka. «Sijaintipaikka» on organisaatiosi määrittämä paikka, kuten varasto tai työmaa. Kun kalusto otetaan käyttöön työmaalle, sijainti on työmaan sijaintipaikka. Kun asentaja ottaa kaluston itselleen, sijainti on asentaja.

Käytön ja varauksen luonti #

Yksittäisen kalustorivin voi ottaa käyttöön myös lukemalla sen tagin, katso Admicom Trackinno: Mobiilisovelluksen pikaohje, peruskäyttö.

Työpöytäversiossa #

1. Avaa päävalikosta Käytöt ja valitse Uusi käyttö.
2. Valitse Aseta sijainti ja valitse, kenelle tai minne kalusto otetaan: esimerkiksi välilehdeltä Sijaintipaikat työmaa tai välilehdeltä Käyttäjät henkilö.
3. Valitse Lisää kalustoa (kunnossapidossa Lisää laitteita) ja valitse käyttöön otettava kalusto.
4. Tarkista Alku ja aseta tarvittaessa Loppu. Alkuajaksi on valmiiksi asetettu nykyhetki.
   • Käyttö alkaa nyt: jätä alkuaika ennalleen.
   • Kaluston varaus: aseta alkuaika tulevaisuuteen.
   • Jälkikäteen kirjattava käyttö: aseta sekä alku että loppu menneisyyteen.
5. Kirjoita tarvittaessa Kuvaus, esimerkiksi työn nimi.
6. Valitse Luo.

Lopputulos: Käyttö näkyy Käytöt-listalla tilassa «Meneillään», ja kaluston sijainniksi vaihtuu käytön sijainti. Varaus näkyy tilassa «Varaus» ja kaluston tila on «Varattu». Jälkikäteen kirjattu käyttö luodaan valmiina, eikä se muuta kaluston nykyistä sijaintia.

Käytön tai varauksen luonti aikataulunäkymässä työpöytäversiossa #

1. Avaa päävalikosta Kalusto (kunnossapidossa Laitteet) ja valitse oikean yläkulman näkymävalikosta Aikataulu. Valikon painikkeessa lukee nykyinen näkymä, esimerkiksi Lista.
2. Rajaa tarvittaessa kalustoa haulla tai suodattimilla. Aikataulussa näkyy listan nykyisen sivun kalusto.
3. Siirry oikeaan ajankohtaan painikkeella Tänään, nuolilla kuukausi kerrallaan tai kentällä Näytä päivä. Näkymän tarkkuuden, esimerkiksi Päivät tai Tunnit, voit vaihtaa tarkkuusvalikosta.
4. Kaksoisnapsauta kalustorivin kohdalla haluamaasi ajankohtaa tai vedä hiirellä haluamasi aikaväli.
5. Jos näet valinnan Valitse tapahtumatyyppi, valitse Käyttö ja sitten Jatka.
6. Valitse Sijainti. Kalustorivi, jonka kohdalta aloitit, on valmiiksi kohdassa Kalusto (kunnossapidossa Laitteet), ja voit lisätä samaan käyttöön muutakin kalustoa.
7. Tarkista alku- ja loppuaika ja kirjoita tarvittaessa Kuvaus.
8. Valitse Tallenna.

Lopputulos: Käyttö tai varaus näkyy aikataulussa kalustorivin kohdalla, ja kun alkuaika on tulevaisuudessa, syntyy varaus. Voit myöhemmin siirtää sitä vetämällä toiseen ajankohtaan tai muuttaa sen kestoa vetämällä reunasta; muutos tallentuu, kun vastaat myöntävästi kysymykseen «Haluatko tallentaa muutokset?».

Mobiilisovelluksessa #

1. Avaa valikosta Käytöt ja valitse Uusi käyttö.
2. Tarkista välilehdellä Perustiedot sijainti. Siihen on yleensä valmiiksi valittu oma käyttäjäsi. Vaihda sijainti tarvittaessa.
3. Aseta Alkamisaika ja tarvittaessa Loppumisaika. Varausta varten aseta alkamisaika tulevaisuuteen.
4. Siirry välilehdelle Kalusto (kunnossapidossa Laitteet) ja lisää kalusto +-painikkeella.
5. Valitse Luo käyttö. Kun alkamisaika on tulevaisuudessa, painikkeen nimi on Luo varaus.

Lopputulos: Käyttö tai varaus näkyy mobiilisovelluksen Käytöt-listalla, ja käyttöön otetun kaluston sijainniksi vaihtuu käytön sijainti.

Yksittäisen kaluston varaus kalenterista mobiilisovelluksessa #

1. Lue kaluston tagi tai avaa kalustorivi.
2. Napauta Kalenteri.
3. Valitse kalenterista päivä, jolle varaat kaluston. Valitun päivän käytöt ja varaukset näkyvät kalenterin alla, ja napauttamalla käyttöä näet sen tiedot.
4. Valitse Tee varaus. Jos kalusto on erä, valitse ensin varattava määrä.
5. Huom! Jos valitsit kuluvan päivän, kalusto otetaan käyttöön heti, ellet siirrä alkamisaikaa myöhemmäksi. Tarkista välilehdellä Perustiedot sijainti ja aseta Alkamisaika ja Loppumisaika. Alkamispäiväksi on valmiiksi asetettu kalenterista valitsemasi päivä.
6. Valitse Luo varaus. Jos alkamisaika ei ole tulevaisuudessa, painikkeen nimi on Luo käyttö.

Lopputulos: Varaus näkyy kaluston kalenterissa ja Käytöt-listalla, ja kaluston tila on «Varattu».

Kaluston palautus käytöstä #

Työpöytäversiossa #

1. Avaa päävalikosta Käytöt.
2. Valitse palautettavan käytön rivillä Toiminnot ja sitten Palauta käytöstä. Voit myös avata käytön ja valita Palauta käytöstä näkymän yläreunasta.
3. Valitse kohdassa Valitse minne kalusto palautetaan palautuspaikka, esimerkiksi varasto. Kun aloitat palautuksen käytön tiedoista, palautuspaikka voi olla valmiiksi valittu kaluston oletussijainnin mukaan.
4. Valitse tarvittaessa kaluston tila ja täytä palautuksen lisäkentät, jos ikkunassa on niitä.
5. Valitse Palauta käytöstä.

Lopputulos: Käyttö siirtyy tilaan «Valmis», ja kaluston sijainniksi tulee palautuspaikka. Jos kalustolla on seuraava varaus, kaluston tilaksi tulee «Varattu».

Vain osan kalustosta palautus työpöytäversiossa #

1. Avaa päävalikosta Käytöt ja avaa käyttö valitsemalla sen ID.
2. Valitse kohdassa Kalusto palautettavan kalustorivin kohdalta Palauta käytöstä.
3. Valitse palautuspaikka. Jos palautat erää, anna myös Palautettava määrä.
4. Valitse Palauta käytöstä.

Lopputulos: Palautettu kalustorivi erotetaan omaksi, valmiiksi käytökseen, ja alkuperäinen käyttö jatkuu jäljelle jääneellä kalustolla. Siksi sama käyttö voi näkyä listalla kahtena.

Mobiilisovelluksessa #

1. Lue kaluston tagi tai avaa kalustorivi.
2. Valitse Suorita toimenpide ja sitten Palauta käytöstä.
3. Valitse palautuspaikka. Kaluston oletussijainti on valmiiksi valittuna, jos sellainen on määritetty.
4. Valitse Palauta käytöstä.

Lopputulos: Kalustorivi palautuu, ja sen sijainniksi tulee palautuspaikka. Jos samassa käytössä on muuta kalustoa, se jää käyttöön.

Koko käytön tai osan kalustosta palautus mobiilisovelluksessa #

1. Avaa valikosta Käytöt, napauta palautettavaa käyttöä ja valitse Palauta käytöstä.
2. Näkymässä Palautettavat kalustorivit kaikki kalustorivit ovat valmiiksi valittuina. Jos osa kalustosta jää käyttöön, poista niiden valinta napauttamalla. Napauttamalla erää voit muuttaa palautettavaa määrää.
3. Valitse kohdasta Palauta sijaintiin palautuspaikka, tai valitse Palauta oletussijaintiin, jolloin kalusto palautuu oletussijaintiinsa.
4. Valitse Varmista palautus.

Lopputulos: Valittu kalusto palautuu, ja sen sijainniksi tulee palautuspaikka. Jos palautit vain osan, palautettu kalusto erotetaan omaksi, valmiiksi käytökseen, ja alkuperäinen käyttö jatkuu jäljelle jääneellä kalustolla.

Usean kaluston käyttöönotto ja palautus tageja lukemalla #

1. Napauta Trackinno Mobile -sovelluksen etusivulla Skannaa tageja.
2. Lue kaluston tagit yksi kerrallaan: NFC-tagi puhelimella (iPhonessa painikkeella NFC) tai QR-koodi painikkeella QR. Voit lisätä kalustoa myös listalta painikkeella Lisää. Erälle valitset määrän heti luettaessa.
3. Tarkista lista. Väärän kalustorivin saat pois napauttamalla riviä ja valitsemalla Poista kalustorivi listalta.
4. Valitse Jatka ja sitten Ota käyttöön / Palauta käytöstä.
5. Valitse kohdassa Valittu toimenpide joko Ota käyttöön tai Palauta käytöstä. Valinta on valmiiksi Palauta käytöstä, kun luettu kalusto on käytössä.
6. Valitse Sijainti: käyttöönotossa kenelle tai minne kalusto otetaan (valmiiksi valittuna olet sinä), palautuksessa palautuspaikka. Palautuksessa voit valita myös Palauta oletussijaintiin, jolloin jokainen kalustorivi palautuu omaan oletussijaintiinsa ja kalustorivit ilman oletussijaintia valitsemaasi sijaintiin.
7. Täytä lisäkentät, jos niitä on, ja valitse Ota käyttöön tai Palauta käytöstä. Käyttöönotossa voit vielä asettaa palautuspäivämäärän ja kuvauksen.

Lopputulos: Käyttöönotossa kaikki luettu kalusto otetaan yhteen käyttöön, ja käytön tiedot avautuvat. Palautuksessa kaluston sijainniksi tulee palautuspaikka tai kalustorivin oletussijainti. Luettujen kalustorivien lista tyhjenee.

Palautuspäivän korjaus jälkikäteen #

Jos kalusto palautettiin eri aikaan kuin Trackinnoon on kirjattu, voit korjata palautetun käytön loppuajan jälkikäteen, myös menneisyyteen. Korjaus tehdään työpöytäversiossa, koska mobiilisovelluksessa menneitä päiviä ei voi valita.

1. Avaa päävalikosta Käytöt. Jos palautettu käyttö ei näy listalla, poista valinta Piilota valmiit.
2. Avaa käyttö valitsemalla sen ID, tai valitse rivillä Toiminnot ja Muokkaa.
3. Huom! Loppuaika ei voi olla tulevaisuudessa eikä ennen alkua. Muuta Loppu oikeaan palautushetkeen. Voit korjata samalla myös alkuajan.
4. Valitse Päivitä.

Lopputulos: Käytön uusi loppuaika tallentuu, ja käytön kesto päivittyy. Kaluston nykyinen sijainti ja tila eivät muutu.

Hyvä tietää #

• Kalusto varataan, kun alkuaika on yli 15 minuutin päässä tulevaisuudessa. Jos alkuaika on tätä lähempänä, kalusto otetaan käyttöön heti. Kun varauksen alkuaika koittaa, kalusto otetaan käyttöön automaattisesti enintään noin 10 minuutin viiveellä. Jos varauksen tiedoissa kohdassa Ota käyttöön lukee «Manuaalisesti käyttäjän toimesta», merkitse varaus käyttöön Merkitse varaus käyttöön -painikkeella, kun kalusto haetaan.
• Kun palautat kaluston myöhässä, käytön loppuajaksi jää suunniteltu loppuaika. Korjaa loppuaika tarvittaessa jälkikäteen.
• Tilaukseen liittyvä kalusto palautetaan tilauksen kautta. Tilaukseen tai toimenpiteeseen liittyvän käytön aikoja ei muokata käytön tiedoissa.
• Trackinnon nimityksiä voi muuttaa organisaatiokohtaisesti, joten näkymäsi nimet voivat poiketa tästä ohjeesta.

Jos jokin ei toimi #

• Ilmoitus «Valitut kalustorivit ovat jo käytössä tai varattuna»: valitulla kalustolla on samalle ajalle toinen käyttö tai varaus, ja ikkuna näyttää ne. Jos kalusto on toisessa meneillään olevassa käytössä, voit jatkaa, jolloin kalusto siirtyy uuteen käyttöön. Tulevan varauksen päälle ei voi luoda käyttöä. Aseta silloin loppuaika ennen varauksen alkua tai valitse toinen aikaväli. Ilman loppuaikaa käyttö menee päällekkäin kaikkien tulevien varausten kanssa.
• Ilmoitus «Varauksen maksimi kesto on … tuntia», «Ei voida ottaa käyttöön kalustoa joilla on alkavia varauksia seuraavan 48 tunnin aikana» tai «Sama kalustorivi voidaan varata vain kun nykyisestä käytön loppuun on 12 tuntia tai vähemmän»: varaus on pidempi kuin kalustorivin Varauksen maksimi kesto sallii, tai se alkaisi liian pian saman kaluston nykyisen käytön jälkeen. Lyhennä varausta tai valitse myöhempi aikaväli.
• Palauta käytöstä puuttuu käytön riviltä: käyttö on varaus, joka ei ole vielä alkanut, se on jo palautettu tai se liittyy tilaukseen. Alkamatonta varausta ei palauteta. Tilaukseen liittyvä kalusto palautetaan tilauksen kautta.
• Ilmoitus «Jotain meni pieleen!» palautuspäivää muutettaessa: loppuaika on tulevaisuudessa tai ennen alkua. Valitse loppuaika alun ja nykyhetken väliltä.
• Ilmoitus «Rekisteröi rekisteröimättömät tagit tai poista rekisteröimättömät tagit listalta jatkaaksesi»: Skannaa tageja -listalla on tagi, jota ei ole liitetty kalustoriviin. Napauta riviä ja liitä tagi valitsemalla Liitä tagi, tai poista rivi listalta.

Kalusto on siirtynyt toiseen sijaintiin itsestään #

Kaluston sijainti voi vaihtua ilman, että kukaan ottaa kalustoa käyttöön tai palauttaa sitä. Syyn näet kaluston tiedoista kohdasta Aikajana. Akkukäyttöisen tukiaseman tai ajoneuvopaikantimen tukiaseman luomalla käytöllä kenttä Luonut on tyhjä. Yleisimmät syyt:

• Varaus alkoi. Kaluston sijainniksi vaihtui varauksen sijainti. Jos kalustoa ei haettukaan, palauta se käytöstä.
• Akkukäyttöinen tukiasema havaitsi kaluston. Kun sijaintipaikkaan linkitetty akkukäyttöinen tukiasema kuulee kaluston aktiivikalustotagin, kalusto palautetaan tukiaseman sijaintipaikkaan tai siirretään sinne. Siirron kommentissa lukee «Tukiasema … havaitsi beaconin … läheisyydessään.» Jos tukiasema on linkitetty väärään sijaintipaikkaan, korjaa linkitys.
• Ajoneuvopaikantimen tukiasema havaitsi kaluston. Liikkeellä olevan ajoneuvon paikannin otti kaluston käyttöön ajoneuvolle, ja käytön sijaintina on ajoneuvo. Käyttö päättyy, kun kalusto palautetaan tai sijaintipaikkaan linkitetty akkukäyttöinen tukiasema kuulee sen.
• Käyttö poistettiin tai varaus peruttiin. Kalusto palasi sijaintiin, jossa se oli ennen käyttöä. Jos aiempaa sijaintia ei ollut tiedossa, sijainniksi tuli «Puuttuu».
• Aktiivikalustotagia ei ole kuultu. Kun yksikään sijaintipaikkaan tai kalustoriviin linkitetty akkukäyttöinen tukiasema ei ole kuullut kaluston aktiivikalustotagia yli vuorokauteen, kaluston sijainniksi tulee yöllisessä tarkistuksessa «Puuttuu». Kaluston tiedoissa sama tila näkyy tekstinä «Ei asetettu». Palauta tai siirrä kalusto oikeaan sijaintiin ja tarkista, että tagi on kiinni kalustossa.

Jos syy ei selviä, ota yhteyttä organisaatiosi pääkäyttäjään tai Admicomin sovellustukeen (sovellustuki@admicom.fi) ja kerro kaluston nimi, käytön ID ja milloin sijainti vaihtui.

Katso myös #

• Admicom Trackinno: Mobiilisovelluksen pikaohje, peruskäyttö: käyttöönotto ja palautus tagin luvulla.
• Admicom Trackinno: UKK, tukipalvelu: käyttöhistorian suodatus työmaittain ja oletussijainti.
• Admicom Trackinno – Sijaintipaikat ja sijaintipaikkatyypit
• Admicom Trackinno: Akkukäyttöisen tukiaseman linkittäminen sijaintipaikkaan
• Admicom Trackinno: Keskitetty lukijalaite