SISÄLTÖ
4 Tehtävien ajoituksien määrittely
5 Määrät, yksiköt ja työsaavutus
1 Projektilista
- Näkymä
Tempoon kirjauduttaessa avautuu ensimmäisenä projektilista, jossa näytetään organisaation kaikki projektit ja jossa voidaan myös lisätä uusia. Projektilistan tiedot päivittyvät reaaliaikaisesti kaikille käyttäjille, mikä helpottaa ajantasaisen tiedon seurantaa. Projektimäärää ei ole rajoitettu, joten ohjelma soveltuu hyvin myös yrityksille, joilla on useita samanaikaisia hankkeita. Listalla näkyvät vain ne projektit, joihin käyttäjällä on luku‑ tai muokkausoikeus.
- Projektin avaaminen
Projektin avaaminen onnistuu klikkaamalla projektiriviä. Projektirivin vasemmalla puolella sijaitsevan valintaruudun avulla voidaan valita useita projekteja samanaikaisesti, jolloin niitä voidaan tarkastella moniprojekti-näkymässä.
- Rivitoiminnot
Projektirivin oikealla puolella löytyvä kolmen pisteen ("…") valikosta löytyy toiminnot: kopioi projekti, poista projekti ja muokkaa projektin tietoja.
- Kello-ikoni
Oikeassa yläkulmassa oleva kello‑ikoni avaa viimeisimmän julkaisutiedotteen esikatselun, josta löytyy kuvaus viimeisimmässä päivityksessä tulleista tiedoista. Tarkemmat kuvaukset Tempon versiojulkaisuista saat klikkaamalla ”Lue lisää”-painiketta.
- Avatar-ikoni
Oikeassa yläkulmassa oleva avatar‑kuvake avaa käyttäjävalikon, josta löytyy toiminnot: kielivalinta, organisaatio valinta (jos oikeudet useampaan), uloskirjautuminen, sekä käyttäjähallinta ja integraatioiden hallinta (mikäli tunnuksilla on pääkäyttäjäoikeudet).
- Projektien tuonti
Projektilistan yläpuolella on "Tuo siirtotiedosto" –toiminto, jolla voit myös tuoda projektin Planner XML- tai MSP XML‑tiedostosta (ks. kohta 12).
2 Projektin perustaminen
2.1 Uuden projektin luonti
1. Projektilistassa klikkaa "Lisää uusi projekti"-painiketta.
2. Syötä projektille perustiedot: tunnus, nimi ja valitse aloituspäivä.
3. Klikkaa ”OK” - Tempo luo projektin ja projekti tulee listan ylimmäksi.
4. Avaa projekti klikkaamalla riviä
5. Projektin tiedot
Projektinäkymän oikeasta ylänurkasta avattavassa projektin tiedot -ikkunassa voidaan muokata projektin tunnusta, nimeä ja aloituspäivämäärää. Jos projekti on esimerkiksi kopioitu tai tehtäviä halutaan muuten siirtää eteenpäin, ne liikkuvat aloituspäivämäärän mukaisesti.
6. Projektin asetukset
Projektinäkymän oikeasta ylänurkasta avautuvista asetuksista voidaan lisätä sijainteja, kalentereita ja resursseja sekä kytkeä päälle integraatioita projektien välillä. Sijaintien luonti (ks. kohta 6) ja kalenterin muokkaus (ks. kohta 13) suositellaan tehtäväksi projektin alussa, mutta niitä voidaan muokata myös myöhemmin.
2.2 Projektin kopiointi
- Projektilistassa klikkaa kopioitavan projektin oikeassa laidassa olevaa "…"-painiketta.
- Syötä projektille perustiedot: tunnus, nimi
- Projektin aloituspäivää ja sen myötä tehtäviä voi siirtää projektin asetuksista. Projektin aloituspäivän siirtäminen eteenpäin siirtää tehtäviä samassa suhteessa. Tempo pyytää vahvistamaan aloitusajan muutoksen, kun Tallenna muutokset-painiketta on painettu.
3 Janakaavio
- Sarakkeet
Taulukon sarakkeita ovat Nimi, Kesto, Aloitus, Lopetus sekä seurantaa varten Valmiusaste. Tehtäville voidaan määritellä myös Määrä, Yksikkö ja Työsaavutus, Väri ja Sijainnit, Määritetyt resurssit, ja Muistion lisätietoja varten. Mikäli projektille on kytketty myös Vision projekti, näkyy tehtävällä siihen liittyvät Vision dokumentit.
Oletuksena kaikki sarakkeet ovat näkyvissä mutta niitä voidaan piilottaa/laittaa näkyviin ja niiden paikkoja ja kokoa voi muokata projektikohtaisesti.
Huom! Määritetyt resurssit ja tunnit -sarakkeet näkyvät ainoastaan Pro-tilaustyypin käyttäjille. Tunnit sarake lasketaan resursseihin perustuen (ks. kohta 7)
- Tehtävän luonti
Uutta projektia perustettaessa avautuu projektinäkymä aluksi tyhjänä. Tehtäviä lisätään "Uusi tehtävä +" -painikkeella.
Huom! Tehtäviä voidaan tuoda myös Excelistä tai toisella ohjelmistolla luodusta aikataulusta (ks. kohta 12).
- Hierarkia
Hierarkiaa luodaan sisentämällä tehtäviä. Hierarkiatasojen määrää ei ole rajoitettu. Päätehtävän alapuoliset tehtävät perivät oletuksena päätehtävän aloitus‑ ja lopetuspäivät, mutta niitä voidaan muokata. Näkyvissä olevat tehtävien hierarkiatasot pysyvät tallessa istuntojen välillä.
Tehtävähierarkian määrittely tapahtuu klikkaamalla tehtävästä hiiren oikealla aukeavasta pikavalikosta Sisennä ja Ulonna. Pikanäppäin sisennykselle on Tab ja ulonnukselle Shift + Tab.
- Solujen ja rivien kopiointi
Taulukossa voidaan valita yksittäinen solu sekä kopioida ja liittää arvoja useampaan soluun kerralla, mikä nopeuttaa esimerkiksi päivämäärien tai määrien syöttämistä. Mikäli halutaan kopioida yksittäinen rivi tai kokonainen hierarkiarakenne, valitaan halutut rivit ja kopioidaan ne, minkä jälkeen tehtävät voidaan liittää haluttuun kohtaan taulukossa.
Kopioinnin pikanäppäin on Ctrl + C ja liittämisen Ctrl + V. Mikäli Tempoon liitetään tietoja toisesta ohjelmasta, suositellaan käytettäväksi hiiren oikealla painikkeella avautuvaa Liitä määräten -toimintoa.
- Aika-alueen liikuttaminen ja zoomaus
Aika-aluetta voidaan loitontaa ja lähentää vuositasosta puolen tunnin tarkkuuteen oikean alanurkan toiminnoilla tai Ctrl + hiiren rullalla.
- Näytä-valikko
Näytä-valikosta voidaan määritellä, mitä tietoja halutaan näyttää aika-alueella, sekä ottaa esiin rajauspaneeli tai resurssikuvaaja.
- Tehtävän tiedot-ikkuna
Olemassa olevia tehtäviä voidaan muokata muuttamalla valitun solun arvoja suoraan taulukossa tai käyttämällä taulukon pikavalikon Muokkaa-toimintoa, jonka kautta avautuu Tehtävän tiedot -ikkuna.
4 Tehtävien ajoituksien määrittely
- Taulukossa määrittely
Kestoon syötetään haluttu arvo, joka oletuksena annetaan päivinä. Yksikköä voidaan muuttaa lisäämällä syötteen loppuun haluttu yksikkö, kuten viikko tai tunti. Aloitus- ja lopetuspäivä voidaan syöttää käsin tai valita kalenterista, joka avautuu solun oikeassa laidassa olevan kalenteri-ikonin kautta.
- Janojen raahaus
Aika-alueella janoja voi venyttää keston muuttamiseksi tai siirtää niitä vetämällä janan keskeltä.
- Riippuvuudet
Tehtävien välille voidaan luoda riippuvuuksia, jotka siirtävät aloitus- ja lopetuspäivämääriä automaattisesti, jos edeltävää tehtävää siirretään. Riippuvuusviivat piirretään janakaavioon vetämällä tai määrittämällä ne Tehtävän tiedot -ikkunan Edeltäjät- ja Seuraajat-osioissa.
Riippuvuustyyppejä on seuraavat:
- Alusta alkuun: Määrittää tehtävän B alkamaan samaan aikaan kuin tehtävä A
- Lopusta alkuun: Määrittää tehtävän B alkamaan vasta, kun tehtävä A on valmis
- Alusta loppuun: Määrittää tehtävän B valmistumaan, kun tehtävä A alkaa
- Lopusta loppuun: Määrittää tehtävän B valmistumaan, kun tehtävä A on valmis
Yleisin riippuvuus tyyppi on Lopusta alkuun, sillä tehtävien aloitukset ovat useimmiten edeltävän tehtävän valmistumisesta riippuvaisia.
Riippuvuuksille voidaan määrittää myös viivästystä tuplaklikkaamalla riippuvuusnuolesta janojen välillä tai tehtävän tiedot-ikkunassa. Riippuvuuksien viivästyksiä voidaan hyödyntää, kun tehtäville halutaan määritellä puskuria esim. -5 tai +5 päivää (esim. Tehtävä B:n ja Tehtävä A:n välille halutaan luoda viikon tauko Tehtävä A:n kuivumisen ajaksi).
5 Määrät, yksiköt ja työsaavutus
- Sarakearvot
Määrä (esim. 500), Yksikkö (esim. m, m2, m3 tai kpl) ja Työsaavutus (esim. 10 (kpl/päivä)). Tempo laskee automaattisesti keston (kesto = määrä / työsaavutus); esimerkiksi 500 kpl määrällä ja työsaavutuksella 10 kpl/päivä tulee kestoksi 50 päivää.
Kestoa voidaan muokata, jolloin työsaavutus päivittyy sen perusteella ja määrä pysyy ennallaan. Mikäli määrää muokataan, muuttuu vastaavasti kesto, mutta työsaavutus säilyy ennallaan.
- Määrien tuonti
Suoritteet (määrä‑ ja yksikkötiedot) voidaan tuoda myös Admicom Estima‑laskentaohjelmasta linkki Estima integraatio-ohjeeseen tai Excel‑pohjasta (ks. kohta 12).
6 Sijainnit
- Projektin sijaintien luonti
Projektin asetuksista löytyy Sijainnit-välilehti, jossa uusia sijainteja voidaan lisätä Uusi sijainti -painikkeella. Sijainnit nimetään kaksoisnapsauttamalla uutta sijaintiriviä. Sijainteja voivat olla esimerkiksi rakennukset, kerrokset, lohkot tai asunnot.
Sijainnit voidaan jakaa myös hierarkiatasoihin. Hierarkiatasojen avulla tehtävät voidaan tarvittaessa pilkkoa tarkempiin osiin, esimerkiksi siten, että osa tehtävistä jaetaan kerroksittain ja osa asunnoittain.
- Tehtävän sijainti
Projektinäkymän taulukossa on Sijainti-sarake, jossa tehtävälle voidaan valita yksi tai useampi sijainti. Mikäli tehtävä kuuluu useaan sijaintiin, voidaan se pilkkoa useammaksi tehtäväksi suoraan sijainti-sarakkeen kautta.
Pilkkomalla tehtävän kokonaiskesto ja ‑määrä pysyvät ennallaan ja se jakautuu alatehtäville tasaisesti.
7 Resursointi
- Resurssilistaus
Projektin asetuksissa on Resurssit‑välilehti, jossa voidaan lisätä, muokata tai poistaa resursseja, kuten: työntekijät, urakoitsijat, koneet tai muut resurssit.
Resurssit ovat organisaatiokohtaiset, joten jo aiemmin luodut resurssit tulevat näkyviin resurssilistaukseen ja on täten käytettävissä kaikilla projekteilla. Kun projekteilla käytetään samoja resursseja, voi moniprojektilla katsoa useampaa projektia yhtäaikaisesti ja tarkastella resurssien varaustilannetta yhdessä näkymässä.
HUOM! Resurssin poistaminen poistaa resurssin kaikista projekteista. Tarkista resurssin käyttö muiden projektien osalta, ennen kuin poistat sen.
- Resurssien allokointi tehtäville
Projektinäkymän taulukossa on Määritetyt resurssit‑sarake. Tehtävälle voidaan valita resurssit resurssisolusta aukeavan ikkunan kautta. Resurssi valitaan vasemmasta laidasta valintaruudusta ja sille voidaan syöttää allokaatio-%, jolla määritellään osuus, kuinka paljon se käyttää työajastaan valittuun tehtävään.
- Tunnit
Tempo laskee tunnit ottaen huomioon resurssien lukumäärän, allokaatio-%:n ja työajan.
Tehtävän työtunnit lasketaan kaavalla kesto × resurssien lukumäärä × työpäivän pituus × allokaatio-% = tuntimäärä (esim. 50 pv × 1 kpl × 8 h/pv × 50 % = 200 h).
- Resurssipaneeli
Resurssipaneeli näyttää tuntimäärät aika-alueen zoomaus tason mukaisesti esim. kuukausittain, viikoittain tai päivittäin. Tuntinäkymässä tummanvihreä väri tarkoittaa vapaata kapasiteettia, vaaleanvihreä normaalia työmäärää ja punainen ylikuormitusta. Voit tasata resurssien kuormitusta siirtämällä tehtäviä tai vaihtamalla resursseja.
8 Pystyalueet
Pystyalueet ovat pystysuoria alueita aika-alueella. Niillä voidaan korostaa esimerkiksi vuosiloma‑jaksoja, välitavoitteita tai muita aikavälejä. Pystyalueet ovat visuaalinen työkalu, eivätkä ne vaikuta tehtävien ajoituksiin.
- Lisää pystyalue
Janakaavion työkaluvalikossa on Lisää pystyalue-painike. Painikkeesta avautuvassa ikkunassa voidaan pystyalueelle antaa nimen, värin, sekä alku‑ ja lopetuspäivän. Mikäli pystyalueelle ei syötetä lopetuspäivää, se näkyy pystysuorana viivana. Lopetus päivän myötä pystyalueesta tulee valitun aikajakson levyinen.
- Muokkaa tai poista
Tupla klikkaamalla pystyaluetta janakaavion kalenteriosasta voidaan poistaa tai muokata pystyalueen nimeä, väriä tai päivämääriä.
9 Rajauspaneeli
- Paneelin avaaminen
Janakaavion reunassa sijaitseva Rajauspaneeli‑painike avaa suodatusvalikon. Paneeli mahdollistaa tehtävien, resurssien ja sijaintien suodattamisen.
- Käyttö
Rajauspaneelissa voidaan suodattaa näkymää esimerkiksi työvaiheen, vastuu‑henkilön, sijainnin tai aikavälin perusteella.
10 Tulostus
- Näkymä voidaan tulostaa Tuo/Vie -valikon Tulosta PDF-toiminnolla
HUOM! Rivivalinnat, zoom, hierarkioiden ja pystyalueiden näkyvyys asetukset vaikuttavat tulosteeseen. Esim. aika-alueen zoomaus vaikuttaa myös tulosteen aika-alueen kalenterin tarkkuuteen ja
- Tulostusasetuksissa voidaan määritellä, mitkä sarakkeet näkyvät tulosteessa. Lisäksi voidaan valita, tulostetaanko sisältö yhdelle vai useammalle sivulle, asettaa paperin koko ja suunta sekä muokata ylä- ja alatunnisteita (otsikoita).
- Tulostetta voidaan esikatsella tulostusasetuksissa Esikatsele-painikkeen kautta ja sen saa koko näytölle oikean ylänurkan "neliö"-painikkeella
- Ylä- ja alatunnistetyypit (otsikot)
- teksti: vapaa tekstikenttä, johon voi syöttää esim. yrityksen nimen, aikataulun nimen tai aikataulun laatijan
- sivunumero: näyttää sivujen määrän ja valitun sivun numeron
- projektin nimi: hakee projektin nimen
- päivä: tulostuspäivämäärä.
- Tulosta-painikkeella avautuu selaimen tulostusikkuna, jossa voidaan valita tulostin (PDF-tulostin tai perinteinen tulostin). Selaimesta riippuen tulosteen laatua ja marginaaleja voidaan muokata.
11 Seuranta
Päivittyy..
12 Tuo / Vie
Päivittyy..
13 Kalenterit
Päivittyy..
14 Moniprojekti
Päivittyy..
15 Käyttäjähallinta
Päivittyy..
16 Integraatiot
Päivittyy..